Un cabinet d’avocats, comme toute autre entreprise, vise l’efficacité. Lorsque les tâches insignifiantes sont traitées rapidement et efficacement, les avocats ont plus de temps pour se concentrer sur ce qui est important : leurs clients et leurs dossiers.
Si votre entreprise a du mal à être productive, ces quatre conseils peuvent vous aider.
1. Bloquez votre emploi du temps
Le multitâche est l’ennemi de la productivité. Au lieu de faire des allers-retours entre différentes tâches, bloquez votre emploi du temps et attribuez une tâche à chaque bloc. Pendant cette période – que ce soit une heure, 15 minutes ou quel que soit le temps nécessaire – vous vous concentrez strictement sur la tâche à accomplir.
Peut-être avez-vous besoin de faire du marketing ou de travailler sur un argumentaire pour le cas d’un client. Quel que soit ce sur quoi vous devez travailler, consacrez-y un bloc de votre journée. Fermez vos e-mails, éteignez votre téléphone et fermez-vous au monde jusqu’à ce que vous ayez terminé. Le monde ne s’effondrera pas – je le promets.
2. Déléguer les tâches subalternes
Tout le monde a des tâches qu’il remet à plus tard. Nous pourrions les éviter parce que nous ne voulons pas les faire, ou nous pourrions tout simplement ne pas avoir le temps de les faire.
Dans les deux cas, déléguer ces tâches subalternes vous aidera à alléger votre fardeau et vous permettra de vous concentrer sur l’accomplissement de plus de choses.
Commencez par créer une liste des tâches que vous avez reportées ou que vous préférez ne pas faire. Parcourez la liste et découpez tout sauf les tâches que vous seul pouvez faire. Déléguez les tâches que vous avez éliminées de la liste. Ce sont des tâches que quelqu’un d’autre peut gérer sans affecter les opérations principales de votre entreprise.
Déléguer des tâches subalternes vous fera gagner du temps et de la frustration, et vous permettra de vous concentrer sur des tâches importantes. Il n’y a qu’un nombre limité d’heures dans la journée, et tu ne peux pas faire tout.
3. Rationalisez le flux de travail
Comment les choses se passent-elles dans votre bureau ? Si vous faites les choses à l’ancienne, vous perdez un temps précieux.
Trouvez un moyen de rationaliser le flux de travail. Utilisez des outils collaboratifs qui permettent à tout le monde de communiquer et de mettre à jour des documents en même temps. Investissez dans des applications et des logiciels qui vous aident à mieux gérer votre flux de travail et à garder les choses organisées dans un emplacement central.
- Les documents numériques éliminent le besoin de stocker et de gérer des documents papier.
- Un logiciel de gestion de cabinet permet le stockage et l’organisation des documents.
- Créez des formulaires à remplir sur des documents fréquemment utilisés.
- Créez des modèles pour les tâches récurrentes.
L’automatisation et la rationalisation du flux de travail de votre entreprise vous aideront à faire avancer les choses plus rapidement et avec moins de problèmes en cours de route.
Les entreprises peuvent également rationaliser la communication avec les clients en utilisant des applications qui permettent de mettre à jour les dossiers en temps réel et d’y accéder par les clients. Reyna Injury Lawyers, par exemple, tient ses clients au courant de l’état de leur dossier à tout moment.
4. Automatiser la facturation
Utilisez-vous un processus de facturation manuel ? La facturation manuelle fait perdre du temps et est vulnérable aux erreurs humaines. Sous-facturer ou surfacturer un client est mauvais pour les affaires. La facturation automatisée vous fera non seulement gagner du temps, mais minimisera également le risque d’erreurs.
Un programme de facturation automatisé doit :
- Proposez une facturation simplifiée
- Inclure un système de chronométrage
- Être compatible avec plusieurs chronométreurs
- Soyez flexible en vous permettant d’inclure des modalités de facturation spéciales pour certains clients