Une conférence téléphonique est une méthode efficace et productive pour organiser des réunions, en particulier pour les personnes qui, autrement, devraient voyager sur de longues distances pour y assister. Cependant, de nombreux facteurs entrent en jeu lors de la tenue de conférences téléphoniques, mais les secrets d’une conférence téléphonique réussie sont assez simples et simples. Les directives suivantes aideront n’importe quelle équipe, quelle que soit sa taille, à réussir des conférences téléphoniques et à augmenter également sa productivité.
Nix The Personal Electronics
Une utilisation inappropriée de l’électronique personnelle, en particulier des téléphones intelligents, ne devrait pas se produire. La conférence téléphonique est un moment pour une attention et une communication ciblées. Personne n’aime être interrompu. Demandez à l’avance que tous les appareils électroniques personnels soient éteints ou au moins mis en silence pendant la conférence.
Focus sur l’agenda
Assurez-vous d’avoir un ordre du jour pour la réunion et respectez-le. Cela aidera à retenir l’attention des participants et à faire avancer la conférence téléphonique à un rythme rapide, ce qui améliorera l’expérience de toutes les personnes impliquées. Rien ne peut rendre une belle journée ennuyeuse comme une réunion improductive et à découvert. Laissez toutes les discussions de la fontaine à eau pour les appels téléphoniques individuels. Les sujets non liés au travail allongeront votre réunion, et tout le monde n’appréciera pas des sujets particuliers.
Utiliser un équipement de haute qualité
Si vous ne disposez pas d’un équipement de qualité pour organiser des conférences téléphoniques, vous courez le risque de mettre fin à la conférence téléphonique avant qu’elle ne commence. Si les autres personnes ne peuvent pas vous entendre ou si vous ne pouvez pas les entendre, votre réunion se terminera avant même qu’elle ne commence. Assurez-vous que vous obtenez des gadgets de haute qualité, y compris un haut-parleur pour vos conférences en investissant dans une technologie qui vous fera gagner du temps et de l’argent sur le long terme.
Avoir un leader désigné, mais encourager la participation
Avoir un leader vous aidera à réduire la durée de vos conférences téléphoniques, mais permettra toujours à tout le monde de contribuer. En faisant cela, vous concentrerez toute la conversation sur les points cruciaux d’importance. Le leader doit également savoir quand autoriser les autres personnes à s’engager dans le dialogue. Toutes ces responsabilités sont essentielles pour tirer le meilleur parti de la conférence téléphonique tout en faisant avancer la réunion. L’objectif principal est d’avoir la réunion la plus courte et la plus réussie possible.Prenez des notes et distribuez-les
Prendre des notes et les distribuer à votre équipe virtuelle vous aidera à confirmer que les participants sont sur la même longueur d’onde que vous. Assurez-vous que les notes sont prises sur un ordinateur, car cela facilite leur copie et leur distribution ultérieure. Les procès-verbaux de réunion aident à dissiper toute confusion et augmentent éventuellement la productivité de l’équipe.
Prenez le temps des questions et des derniers commentaires
Donnez à chaque participant du temps pour poser des questions et laisser un commentaire avant de mettre fin à l’appel. Cette opportunité devrait être utilisée pour clarifier les points mal compris pendant la réunion et réitérer des informations cruciales. En outre, cela donne également au groupe la possibilité de s’engager les uns les autres et de montrer ses forces à l’équipe.
Les conférences téléphoniques sont indéniablement un moyen efficace et productif de tenir des réunions, en particulier pour les personnes qui voyagent sur de longues distances pour y assister. Néanmoins, si les appels ne sont pas conduits de manière organisée et professionnelle, cela peut être une perte de temps précieux pour vous et vos participants. Ces conseils vous aideront, vous et votre équipe, à avoir une réunion réussie, mais n’oubliez pas de toujours vous concentrer sur les éléments qui comptent le plus et de rester simple.