L’entretien pour ce nouvel emploi que vous espérez obtenir. Le rendez-vous café avec votre héros personnel et, espérons-le, futur mentor. La démonstration de vente décisive avec ce client parfait. La dernière tentative de réparer un partenariat rompu. Lorsque tout le monde dans la salle comprend ce qui est en jeu, l’engagement dans des réunions comme celles-ci est automatique. Nous ne nous soucions pas de l’engagement dans ces situations. Au lieu de cela, nous nous concentrons sur le succès.
Lorsque vous savez clairement pourquoi votre groupe doit se réunir et ce que vous voulez accomplir ensemble, l’engagement est naturel. Malheureusement, de nombreuses réunions manquent de cette clarté.
La bonne nouvelle : chaque réunion peut être aussi ciblée, convaincante et engageante que les réunions à enjeux élevés énumérées ci-dessus lorsque vous suivez ces cinq étapes :
Définissez ce que vous voulez que les gens contribuent.
Soyez clair sur ce que vous voulez aider chaque personne faire ou dire activement pendant la réunion. L’engagement implique plus que simplement prêter attention; l’engagement actif se traduit par un comportement observable.
Cela aide à visualiser la réunion à l’avance et à réfléchir à toutes les personnes invitées. Imaginez dans votre esprit ce que chaque personne fera dans le meilleur des cas. C’est l’engagement que vous voulez.
Astuce : si vous imaginez quelqu’un qui écoute tranquillement, il n’a probablement pas sa place à votre réunion. Sur les 16 types de réunions organisées par les entreprises, seules deux (Formation et Diffusion) s’attendent à un public passif. Le reste de nos réunions d’affaires ne sont pas des sports-spectacles ; seuls les joueurs actifs appartiennent au jeu.
Demandez des fiançailles.
Vous souhaitez un retour écrit ? Saisie verbale lors d’une remise des gaz ? A main levée ? Soyez précis et donnez des exemples.
Cela semble évident, et c’est en fait le problème. Pour la personne qui dirige la réunion, la façon dont les choses doivent se dérouler est évidente car elle y a pensé à l’avance. Cependant, les dirigeants des réunions oublient souvent de remplir tout le monde. Ils ne donnent pas de préavis aux gens sur la façon de se préparer pour la réunion et ne posent pas de questions claires pendant la réunion, puis se sentent frustrés lorsque personne ne participe.
N’oubliez pas que vous devez explicitement demander un engagement pour obtenir un engagement.
Faites de la place pour que les gens s’engagent.
Assurez-vous d’avoir suffisamment de temps de réunion pour l’engagement. Par exemple, pour obtenir les commentaires de 10 personnes, chacune parlant pendant seulement 2 minutes, vous avez besoin de 20 minutes.
De nombreux dirigeants préfèrent les réunions avec 5 personnes ou moins précisément parce qu’il est beaucoup plus facile de s’assurer que tout le monde a la chance de contribuer dans un petit groupe.
Nous ne pouvons pas garder toutes les réunions minuscules, cependant. Avec plus de personnes impliquées, vous avez trois options :
- Prolongez la réunion pour que tout le monde ait le temps de parler.
- Sortez quelques compétences de facilitation. Il existe d’excellentes façons d’impliquer de grands groupes, qui nécessitent toutes une planification préalable et un certain savoir-faire.
- Acceptez le fait que vous allez fondamentalement ignorer certaines des personnes présentes à la réunion.
Cette dernière option est le choix par défaut dans la plupart des entreprises. C’est aussi une mauvaise façon de traiter les gens
Reconnaître les contributions.
À tout le moins, les personnes qui contribuent à la réunion méritent d’être remerciées.
Pour de nombreuses personnes, s’exprimer en groupe signifie prendre un risque personnel. Certaines personnes sont timides et certains environnements sont hostiles. Que le risque provienne de facteurs internes ou externes, il faut toujours du courage et des efforts pour le surmonter. Lorsque cette contribution est ensuite passée sous silence, lorsqu’elle est rejetée ou lorsque vous n’avez pas pris le temps pour cela, les gens apprennent que le risque n’en valait pas la peine.
De nombreuses équipes performantes tiennent à réserver du temps à la fin de chaque réunion pour partager des appréciations, où les individus se remercient publiquement pour des contributions spécifiques. C’est une façon fabuleuse de reconnaître la valeur que les gens apportent, d’améliorer les relations d’équipe et de renforcer les avantages de contribuer pour ceux qui pourraient être réticents à s’exprimer.
Utilisez ce que vous recevez.
Plus important encore, assurez-vous que les contributions versées durant la réunion a un impact sur ce qui se passe après la réunion. Avec nos réunions à enjeux élevés, c’est une évidence. Pouvez-vous imaginer un commercial ne pas envoyer de contrat après une démo réussie ? À peine. Dans ces cas, nous savons que les décisions que nous prenons lors de la réunion se traduiront par des actions après la réunion.
Cela ne devrait pas être différent pour les autres réunions, et pourtant c’est trop souvent le cas.
Par exemple, les ateliers de planification stratégique sont connus pour créer un résultat significatif qui n’est jamais utilisé, et non parce qu’ils ne parviennent pas à impliquer les participants. Il est possible d’organiser un atelier fabuleusement engageant pour élaborer le plan stratégique de votre entreprise, pour ensuite laisser ce plan sur l’étagère pendant un an.
En matière d’engagement, la règle est de l’utiliser ou de le perdre. Des astuces de facilitation intelligentes ne peuvent pas impliquer les gens s’ils apprennent que cela n’a pas d’importance. Cependant, lorsque les gens verront qu’ils ont fait une différence, ils contribueront à nouveau.
Chaque rencontre est une opportunité d’engagement et de création de valeur. Pour certaines réunions, cette opportunité est évidente. Pour les autres, nous avons du travail. Lorsque vous suivez les cinq étapes simples décrites ci-dessus, vous avez la possibilité de transformer chaque réunion en une réunion qui vaut l’investissement de votre équipe.
Ce message d’invité a été rédigé par Elise Keith
- Elise Keith est la co-fondatrice de Lucid Meetings et l’auteur de Where the Action Is: The Meetings That Make or Break Your Organization. Pour plus d’informations, s’il vous plaît visitez, www.lucidmeetings.com et connectez-vous avec elle sur Twitter, @EliseID8.
