Dans le baratin marketing, il est généralement classé comme l’un de ces moments décisifs. Organisez correctement une conférence d’affaires et les récompenses commerciales potentielles peuvent changer la donne. Cependant, si vous vous trompez, cela peut vous laisser un gros écart dans votre budget et nuire à votre réputation.
En tant que tel, faire bonne impression auprès des clients participant à une conférence est une affaire sérieuse. Comme beaucoup de choses, l’expérience a tendance à être cruciale, et ceux d’entre vous qui ont assisté à de nombreuses conférences dans le passé sauront exactement ce qui les motive et, finalement, ce qui fait leur succès.
Si vous manquez de cette expérience cruciale, il est temps de continuer à lire. Jetons un coup d’œil à certaines des étapes clés à franchir pour faire de votre conférence un événement formidable.
Emplacement, emplacement, emplacement
C’est l’un des clichés les plus galvaudés, mais l’emplacement, l’emplacement, l’emplacement sont vraiment primordiaux lorsqu’il s’agit de ces événements d’affaires.
Il va sans dire que la situation géographique est cruciale. Placer votre conférence au milieu de nulle part ne tentera guère les participants.
Cependant, il est également crucial de choisir un lieu approprié pour ce type d’événement. Essayer de faire passer une conférence dans un espace de bureau fonctionne rarement. Si votre budget le permet, un bâtiment spécialisé dans les événements d’affaires fonctionnera beaucoup mieux. Cela ajoute également un degré de professionnalisme, ce qui est vraiment important avec ce type d’événement également.
Packs délégués
Au sujet du professionnalisme, passons aux packs délégués. Cela sépare vraiment les meilleures des conférences moyennes. Ce qui a tendance à se produire dans ce dernier cas, c’est que beaucoup de gens demandent à quelle heure un orateur particulier est sur scène, ou où se trouve un stand. En d’autres termes, sans les horaires imprimés et les packs de délégués, les frustrations commencent à se produire.
En vérité, vous pouvez vraiment faire beaucoup avec ces packs. Certains se contenteront de détailler un emploi du temps, tandis que d’autres commenceront à parler des intervenants en détail, donneront une page à chaque sponsor tout en laissant de nombreux espaces pour les notes. Cela dépend beaucoup de votre budget, mais l’astuce consiste à au moins faire un petit effort à cet égard.
Faire en sorte que tout fonctionne à l’heure
Une autre frustration qui peut survenir pour de nombreux participants est le manque de gestion du temps. Cela peut concerner les personnes qui n’arrivent pas à temps à la session de la conférence en raison d’énormes files d’attente (il y a un joli problème à avoir) ou même des orateurs qui dépassent constamment le temps alloué et retardent le reste de la journée.
La meilleure façon d’atténuer ce risque est d’avoir quelqu’un en charge de chaque domaine. Assurez-vous qu’une seule personne contrôle les files d’attente, tandis que quelqu’un coordonne les haut-parleurs afin qu’ils ne soient pas laissés à eux-mêmes.
La suite
Une erreur courante que font de nombreux organisateurs de conférences est de conclure la conférence dès que les portes se ferment. Il n’y a pas de correspondance de suivi, même si c’est pour demander comment étaient les choses. Non seulement il est important de donner à vos participants une bonne impression finale, mais il peut également être bon de conserver leur intérêt pour les événements futurs.