Votre premier, deuxième, troisième et même quatrième appel ou webinaire de visioconférence peut être intimidant. Vous les faites peut-être depuis des années et vous avez encore du mal à surmonter les paumes moites et l’hypertension artérielle qui apparaissent quelques jours avant le grand événement. Vous savez que votre performance compte.
Cela peut faire ou défaire un accord pour votre entreprise, ou conduire à des clients très satisfaits ou très insatisfaits. Si la simple idée d’organiser une visioconférence vous donne envie d’hyperventiler, respirez profondément et continuez à lire pour trouver les clés d’une réunion réussie. Suivez ces conseils et vous pourrez vous connecter à n’importe quelle réunion en toute confiance et prêt pour la victoire par conférence téléphonique.
Au moins une semaine avant votre conférence téléphonique
Déterminez si vous avez besoin de l’assistance d’un opérateur
Lorsque vous consacrez du temps et des efforts à la préparation d’une réunion importante, la dernière chose dont vous avez besoin est que les participants aient du mal à se connecter. Partout dans le monde, les entreprises sont constamment aux prises avec un manque de temps et il est essentiel que les choses se passent aussi bien que possible. dès le début.
Les opérateurs peuvent vous aider à démarrer votre réunion ou votre webinaire du bon pied en connectant les participants à l’appel, en vous annonçant leur arrivée et en vous aidant au déroulement de l’appel.
Envoyer des invitations
Configurez votre réunion dans votre logiciel et envoyez des invitations. Vous pouvez planifier à l’avance ou avoir une réunion instantanée, en envoyant simplement les codes de connexion ou de présence Web. Si vous créez une réunion future, votre logiciel peut se connecter à votre calendrier et y accéder automatiquement. L’ajout de participants déclenchera une invitation à envoyer avec l’heure, le jour et les détails de connexion.
Définir l’ordre du jour et les points de discussion
Assurez-vous que vous êtes prêt pour votre réunion en établissant un ordre du jour et des points de discussion à l’avance. De cette façon, chacun sait à quoi s’attendre et sera préparé avec ses propres contributions ou le cadre de réflexion approprié.
Selon votre stratégie, vous voudrez peut-être envoyer votre ordre du jour à tout le monde bien à l’avance, ou vous voudrez peut-être simplement donner à chacun quelques minutes au début de la réunion pour examiner les choses.
Coordonner les présentateurs
Si vous travaillez avec une équipe sur cette réunion, coordonnez-vous avec elle pour vous assurer que vous êtes tous sur la même longueur d’onde avec votre présentation. De cette façon, il n’y a pas de surprises pendant la réunion. Vous voulez que vous et votre équipe soyez professionnels, préparés et cohérents.
La veille de votre conférence téléphonique
Revenez auprès des présentateurs et rassemblez vos notes
Un vieil adage nous dit que «ne pas se préparer, c’est se préparer à échouer». Assurez-vous que vous êtes prêt à réussir en passant en revue votre programme et vos points de discussion jusqu’à ce que vous soyez parfaitement à l’aise avec tout ce que vous prévoyez de discuter.
Vous voudrez peut-être même répéter devant un miroir pour vous assurer que vos expressions faciales et votre langage corporel transmettent votre message exact. Si possible, coordonnez une réunion avec le reste de votre équipe. De cette façon, vous pouvez tous effectuer les ajustements de dernière minute nécessaires pour une réunion réussie.
Vérifiez vos paramètres d’appel et familiarisez-vous avec le logiciel
Avec le logiciel de visioconférence, vous avez un contrôle total sur les paramètres d’appel. Testez la fonctionnalité de votre caméra et le volume de votre micro, et assurez-vous que vos haut-parleurs sont réglés sur un volume vous permettant d’entendre clairement les autres participants. Découvrez les autres outils de votre logiciel qui peuvent être utilisés lors de réunions afin de savoir exactement ce qu’ils font et comment ils fonctionnent.
Enregistrer le message d’accueil et régler la musique d’attente
Avec les services de visioconférence comme Vast Conference, vous deviendrez l’hôte ultime lorsque vous enregistrerez un message d’accueil pour tous ceux qui rejoindront votre réunion. Boostez votre identité de marque et accélérez les temps d’attente avec une musique d’attente personnalisée. Ces petites touches contribuent grandement à faire bonne impression là où vous en avez le plus besoin.
Le jour de la réunion
Se reposer
Vos nerfs peuvent vous inquiéter la veille de votre grande réunion, mais un bon sommeil est essentiel pour réfléchir et rester alerte. Tout ce qui vous aide à vous endormir et à rester endormi, faites-en une priorité. Faire de l’exercice, bien manger, prendre des vitamines, méditer, faire du yoga, faire une promenade relaxante. Toutes ces choses peuvent vous aider à obtenir le repos dont vous avez besoin pour vous réveiller prêt à vous attaquer à vos affaires pour la journée.
Regardez votre meilleur
N’oubliez pas qu’il s’agit d’une vidéoconférence et assurez-vous de vous habiller pour réussir. Portez des vêtements propres, sans plis et bien ajustés. Évitez les motifs, les rayures, les pois et les carreaux. Le blanc peut vous donner un aspect délavé à la caméra si vous avez la peau plus claire, et assurez-vous que la nuance de rouge que vous choisissez ne rend pas vos joues rouges. Pensez à qui sont vos clients et gardez cela à l’esprit lorsque vous choisissez votre look.
Utilisez tous les outils à portée de main
Vous avez accès à un certain nombre d’outils qui vous aideront à tirer le meilleur parti de votre réunion. Utilise les. Dans votre logiciel de visioconférence, vous pouvez basculer entre les présentateurs, désactiver le son de tous ceux qui ne présentent pas, attribuer un ordre de conversation et même enregistrer l’appel afin que vous puissiez avoir accès à tout à partir de la réunion plus tard.
Suivez puis détendez-vous
Une fois votre réunion terminée, assurez-vous de donner immédiatement suite à des notes et commentaires supplémentaires. Envoyez des sondages si nécessaire. Demandez des commentaires. Vous pouvez partager la réunion enregistrée de plusieurs façons, alors faites-le d’une manière qui a du sens pour vos participants. Lorsque vous avez terminé, prenez quelques minutes pour vous lever et réfléchir aux choses qui se sont bien déroulées avec votre appel de visioconférence et aux domaines qui pourraient être améliorés. Puis tapotez-vous dans le dos (ou procurez-vous une pédicure) pour un travail bien fait.