Hiérarchisez vos tâches, boostez votre productivité.
Regardez sur presque tous les sites Web ciblant les professionnels, les entrepreneurs ou le développement de carrière et vous trouverez des articles sur la productivité et la hiérarchisation. Qu’il s’agisse de partager des conseils de hiérarchisation, d’identifier les tueurs de productivité, de dire aux responsables comment mesurer la productivité ou d’améliorer votre propre taux de travail par heure, vous pouvez trouver des listes, des sites inspirants, des histoires de héros ou des histoires de cauchemar. Aucun de ceux-ci n’est aussi précieux que ce que je vais vous montrer: le seul outil de hiérarchisation et de productivité dont vous aurez besoin.
Rien ne réussit comme le succès
Comment savoir que c’est «celui-là»? J’utilise cet outil depuis plus de 20 ans, pour tout, du travail scolaire aux tâches professionnelles en passant par les priorités managériales et la gestion de ma propre entreprise. Lorsque le monde tourne et que chaque activité semble être la plus importante, cet outil simple n’échoue jamais. Son utilisation restaure le contrôle de mon temps et de ma liste de tâches. L’établissement de priorités claires élimine le travail inutile, augmentant automatiquement la productivité. Comme les meilleurs outils, il est simple, élégant et puissant.
Ne me croyez pas sur parole. Croyez le Dr Stephen Covey, le gourou de la gestion du temps et de l’auto-amélioration. Il a inclus une version de la grille dans son livre, «Les sept habitudes des personnes hautement efficaces». Alors avez d’innombrables autres livres, sites et experts.
Es-tu prêt?
C’est ici…
Surpris? Oui, c’est votre vieil ami, la grille à 4 cases. Quatre boîtes, deux axes. Je t’ai dit que c’etait simple! Un axe pour l’urgence, l’autre pour l’importance. Mieux connu sous le nom de grille urgente-importante, ou parfois de matrice Eisenhower, d’après le général et président américain Dwight D. Eisenhower. Ike croyait en 2 types de problèmes: les problèmes urgents, qui étaient rarement importants, ou du moins pas aussi importants qu’ils le paraissaient, et les problèmes véritablement importants qui, lorsqu’ils étaient traités correctement, ne devenaient pas urgents. La même chose s’applique à vous et moi; comprendre quelle est la clé de l’amélioration de la productivité.
J’ai deux types de problèmes: l’urgence et l’important. L’urgent n’est pas important et l’important n’est jamais urgent.
Dwight Eisenhower
Utilisation de la grille pour la hiérarchisation et la productivité
La grille est flexible; faites-le en ligne ou hors ligne, électroniquement ou à la main. Plusieurs applications sont également disponibles, dont celle-ci «officielle». J’utilise un papier et un stylo; cela ne me prend pas du tout de temps et m’éclaircit l’esprit. Utilisez ce qui fonctionne pour vous. Utilisez-le simplement.
L’utilisation de la grille est simple. Dressez la liste de toutes vos tâches, du choix d’un endroit pour le dîner la semaine prochaine à la rédaction d’un rapport important. Ensuite, décidez si elles sont urgentes ou non, et si elles sont importantes… ou non. Mes définitions sont:
- Urgent: doit être achevé dans un court laps de temps. Court peut signifier 1 jour, 1 semaine, 1 heure: cela dépend de combien d’avance vous souhaitez gérer votre temps.
- Important: quelqu’un remarquera si cela ne se produit pas, et que quelqu’un compte. Pour les activités personnelles, cette personne pourrait être moi. OU si cela ne se produit pas, je me frapperai la tête plus tard et je devrai le faire de toute façon, de toute urgence.
Prenons quelques exemples: faire des réservations pour le dîner pour ce soir est urgent, mais si je ne fais que rencontrer un ami et que nous sommes heureux d’aller dans un endroit décontracté, ce n’est pas important. Il est important de remplir un document stratégique majeur au travail, mais s’il n’est pas attendu pendant 3 semaines, ce n’est pas urgent. Passer une heure sur mon dernier projet d’artisanat est important pour ma santé mentale, mais pas urgent (à moins que ma santé mentale ne se fissure… alors c’est urgent et important). Classez vos tâches rapidement; votre première estimation est probablement la plus précise. Vous pouvez ajuster plus tard si nécessaire. Marquez chaque tâche en fonction de la classification. J’utilise U ou NU et I ou NI.
La magie prend le dessus
Maintenant que chaque tâche est classée comme importante (ou non) et urgente (ou non), la magie de la productivité prend le dessus. Passez en revue les cases dans cet ordre et avec ces actions spécifiques:
- Urgent et pas important Regardez d’abord les éléments de cette boîte. Quelqu’un veut qu’ils soient faits, même s’ils n’ajoutent aucune valeur pour vous. Pourraient-ils être importants pour quelqu’un d’autre? Déléguez la tâche à cette personne et retirez-la de votre liste. Si vous ne pouvez pas le déléguer, considérez brièvement les conséquences de ne pas tout faire. Vous savez déjà que ce n’est pas important; rayez-le de votre liste et continuez. Productivité instantanée!
- Pas urgent et pas important: J’adore cette partie. Ne les fais pas. C’est vrai, rayez-les simplement de votre liste. S’ils ne doivent pas se produire de sitôt, et que personne ne le remarquera si ce n’est pas fait, pourquoi leur donnez-vous votre précieuse énergie? Un autre gain de productivité instantané!
- Urgent et important: Une fois que vous commencez à travailler, ces tâches attirent votre attention en premier. Après cet exercice de hiérarchisation rapide, allez quelque part où vous pouvez vous concentrer et terminer, un à la fois. Je trouve que ce sont le plus souvent des emplois que je délie, car ils ne vont pas être amusants. Je les appelle grenouilles, d’après le dicton de Mark Twain: «mange d’abord tes grenouilles». Commencez par faire la pire chose de votre journée et éliminez-la. Après les grenouilles, votre journée s’améliore automatiquement.
- Pas urgent et important: Les tâches de cette boîte méritent votre temps et votre attention; une fois que vous avez terminé les tâches urgentes et importantes, concentrez-vous sur celles-ci. Réservez du temps pour y travailler. Pour les grands projets, prévoyez plusieurs blocs de temps afin de pouvoir y réfléchir et apporter des modifications si nécessaire. Tenez-vous-en à votre plan et vous finirez ces articles NU / I sans pression de temps inutile.
Libérez maintenant votre énergie
Toutes nos félicitations! Vous venez de surmonter un obstacle majeur en matière de productivité: décider quoi faire en premier. Vous avez éliminé vos tâches urgentes / non importantes et non urgentes / non importantes. Maintenant, commencez à faire. Mangez vos grenouilles urgentes / importantes, puis complétez les non-grenouilles urgentes / importantes. Ensuite, passez à la case Pas urgent et important, en utilisant des blocs de temps ciblés dans un environnement de travail confortable, en faisant de votre mieux.
Si, comme beaucoup de personnes occupées, vous trouvez la plupart de vos articles dans la case Urgent / Important, remettez-les dans la grille. Malgré le mythe du multitâche, une seule tâche peut venir en premier; tout ne peut pas être prioritaire 1. Vous pouvez au moins les rendre 1A, 1B, 1C… la grille facilite la hiérarchisation de ces tâches importantes.
Développer une routine de priorisation
Intégrez la hiérarchisation avec la grille à votre routine et une productivité accrue s’ensuit. Les jours normaux, je parcours la grille soit à la première heure du matin, soit comme dernière tâche avant de m’arrêter, donc je sais par où commencer le lendemain. Les jours de folie, je pourrais faire cet exercice plusieurs fois.
Une nouvelle tâche vient-elle d’apparaître sur votre bureau? Continuez ce que vous faites et incluez la nouvelle demande dans votre prochain examen de la grille. Si la vie vous confie une tâche soudaine inattendue et véritablement urgente et importante, prenez un moment pour faire fonctionner la grille avant de vous y lancer. Clarifiez par vous-même si cette tâche est vraiment l’élément le plus important à aborder maintenant ou si elle peut attendre que vous ayez terminé ce que vous faites. D’après mon expérience, en dehors des pratiques médicales ou d’une maladie soudaine, très peu d ‘«urgences» ne peuvent pas attendre 30 minutes ou une heure, jusqu’à ce que votre tâche actuelle soit terminée.
Votre productivité augmente avec la pratique
Un autre avantage de l’utilisation de la grille est la façon dont elle change votre façon de penser. Après quelques semaines, vous reconnaissez vos propres modèles et pouvez vous y adapter. Vous remplissez constamment votre boîte Pas urgent / Pas important? Apprenez à dire non. Lâchez les choses sans importance et «allégez» votre esprit. Des boîtes urgentes remplies de tâches? Vous pourriez avoir besoin de compétences en gestion du temps ou d’aide pour surmonter la procrastination. Ou peut-être êtes-vous vraiment surchargé. Que pouvez-vous arrêter?
Le réseau Urgent / Important 2 cases libère de l’énergie pour des activités qui vous tiennent à cœur, que ce soit pour le travail, votre vie privée ou votre équilibre entre les deux. Cet outil m’a rendu plus productif et plus détendu que la plupart de mes collègues. Cela peut faire la même chose pour vous. Essayez-le aujourd’hui!
