La conversion de documents est le processus de conversion d’un morceau de papier imprimé en une image visuelle qui peut être examinée par des moyens électroniques. Si votre entreprise souhaite passer au vert, sans papier et se lancer sur la voie de la transformation numérique, un bon point de départ est la numérisation de documents – la numérisation de fichiers papier hors du classeur et dans le monde de l’automatisation.
Pourquoi subir l’interruption de la numérisation de ce que vous avez déjà dépensé du temps et de l’argent à produire, à imprimer et à classer ? Le processus d’alimentation de vos fichiers papier dans un scanner et d’indexation de tout n’est-il pas extrêmement laborieux ? Plus maintenant, ça ne l’est plus.
Il existe des solutions de conversion de documents qui éliminent les obstacles techniques à votre décision de rejoindre l’ère de la transformation numérique des entreprises. L’époque d’un processus de numérisation fastidieux et laborieux a cédé la place à l’automatisation. La technologie de numérisation implique un système de codage, de mise en lots et de classement automatique. Numérisez, classez et sécurisez tous les documents dans un emplacement central.
Une solution de conversion de documents est ce dont vous avez besoin pour franchir la prochaine étape pour surmonter l’inertie de la procrastination et le statu quo. Vous pouvez éviter les inefficacités et les dépenses liées à la production, à la gestion et au stockage des documents papier et profiter des avantages de la numérisation.
Avantages de la conversion de documents
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La conversion de documents offre un meilleur retour sur investissement
La loi des rendements décroissants dit qu’une fois que vous avez atteint un niveau d’efficacité dans la gestion de vos fichiers papier, le résultat sera ironiquement une baisse d’efficacité ou, dans le cas du stockage de documents, absolument aucun retour sur votre investissement.
Vos fichiers sont en pleine forme car vous passez des heures à classer et à conserver des pratiques de stockage minutieuses. Quel retour sur investissement toute cette gestion du papier ajoute-t-elle à votre résultat net ? (Alerte spoiler : il n’y en a pas.)
Considérer ce qui suit:
- Un classeur à trois tiroirs peut coûter environ 300 $. Il contiendra environ 9 000 pages de documents et occupera une superficie de bureaux coûteux.
- Au fur et à mesure que votre entreprise accumule plus de papier et que les périodes de conservation s’allongent en raison des nouvelles réglementations (HIPAA, vie privée, etc.), vous avez besoin de plus d’espace de stockage. Vous devez également dépenser plus d’argent et prendre des précautions supplémentaires à mesure que votre inventaire de fichiers augmente.
- L’étude de PricewaterhouseCoopers a révélé qu’une entreprise peut dépenser environ 25 000 $ pour remplir un classeur et plus de 2 000 $ par an pour entretenir ce classeur.
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La conversion de documents surmonte la loi de Murphy
La loi de Murphy, telle qu’appliquée aux documents papier, dit que le seul fichier ou document dont vous avez besoin pour éclaircir une question importante est celui que vous ne pouvez pas trouver. Si vous ne trouvez pas le document, c’est comme s’il n’avait jamais existé, et cela peut vous coûter cher.
Une étude de PricewaterhouseCoopers a révélé qu’un document perdu coûterait en moyenne 122 $ à une entreprise. L’étude a également estimé que 7,5% de tous les documents de l’entreprise disparaissent définitivement. Une entreprise qui perd 750 documents sur 10 000 par an lui coûtera environ 91 500 $.
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La conversion de documents augmente la productivité
Numérisez et récupérez rapidement vos documents grâce à l’automatisation, et éliminez le temps et les tracas liés à la recherche de fichiers papier. Si vos employés passent en moyenne 20 % de leur temps à rechercher des dossiers papier, vous perdez en productivité. Automatisez le processus pour obtenir un retour sur investissement significatif.
Par exemple, un employé reçoit une question d’un client sur une facture ou une facture antérieure et une demande de copie lorsqu’il trouve le document. Suivez le temps écoulé entre le trajet de l’employé jusqu’au classeur, recherchez le fichier et envoyez une télécopie au client, et vous obtenez environ 20 à 30 minutes du temps de l’employé.
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La conversion de documents rend une entreprise plus conforme
L’automatisation du contrôle et de l’accès aux documents protège la confidentialité. Les autorisations des utilisateurs, le cryptage et les sauvegardes rendent les auditeurs de conformité heureux et votre entreprise plus sûre.
En plus de la conformité, la conversion de documents offre une sécurité supplémentaire de la reprise après sinistre lorsque des sauvegardes hors site sont en place.
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La conversion de documents met une entreprise sur la voie du bureau sans papier et de la transformation numérique
La transformation numérique nécessite plus que l’automatisation de votre production. Il est important d’automatiser les processus métier réels. Si votre processus comprend la préparation manuelle d’une facture et le déplacement des sauvegardes papier associées dans les paniers d’entrée et de sortie, votre processus métier n’est pas automatisé. Les fichiers se déplaçant physiquement dans le système sont également sujets à un mauvais acheminement ou à une perte.
La numérisation permet à votre entreprise d’adopter une approche écologique et sans papier. Cette route est tracée par des flux de travail de documents électroniques, des contrôles de qualité et de ponctualité intégrés qui rendent l’entreprise plus efficace.
La conversion de documents n’est pas le seul moyen pour chaque entreprise d’améliorer ses processus. Cependant, cela peut être un moyen de franchir une nouvelle étape pour rendre une entreprise plus agile, efficace, compétitive et sécurisée.