Mort par rencontre
Silvia mourait d’ennui. Son manager, Tom, était un gars sympa, mais sa réunion bimensuelle de l’équipe de direction a vidé son énergie et lui a fait perdre du temps. Trop de discours, pas de conclusions, rien d’accompli. Quel était l’intérêt ? Soupirant, elle se souvint de la façon dont son ancien patron, Melissa, avait fait cela. Ces réunions valaient la peine d’être présentes…
La bonne fréquence et les bons participants
Melissa a limité ses réunions complètes de l’équipe de direction à une fois par trimestre, pour les affaires courantes. Les affaires urgentes étaient traitées en petits groupes, ne comprenant que celles qui étaient absolument nécessaires. Ils ont mis à jour l’ensemble de l’équipe lors de la prochaine session trimestrielle. En regardant autour de la réunion de Tom, elle a compté 15 participants, la plupart d’entre eux aussi ennuyés qu’elle. Et vraiment, toutes les 2 semaines ?
Un ordre du jour structuré et une préparation de réunion
Deux semaines avant la réunion trimestrielle, Melissa a sollicité des sujets et les a organisés avec leurs sponsors. Elle a publié l’ordre du jour final et toutes les lectures préalables une semaine à l’avance. Tout le monde a eu le temps de se préparer, ils ont donc eu des discussions solides et pris des décisions.
L’ordre du jour de Tom a été présenté sous forme de diapositive au début de la réunion et a été modifié au fur et à mesure. Comme personne ne savait ce qui allait arriver, personne n’était préparé. Ils perdaient un temps précieux à expliquer des idées de base et accomplissaient généralement très peu.
Se concentrer
Au cours de la réunion, Melissa les a gardés sur la bonne voie et s’est concentré sur les sujets à l’ordre du jour. Ils ont « parqué » d’autres éléments qui ont été soulevés pour une discussion ultérieure, en utilisant un tableau à feuilles mobiles. Tout le monde dans l’équipe s’est senti à l’aise de se diriger vers le tableau à feuilles mobiles et d’écrire un sujet, sans interrompre le cours de la discussion. Ils terminaient toujours les points à l’ordre du jour et avaient souvent le temps de s’occuper de quelques points parqués avant la fin de la réunion.
En revanche, Tom dirigeait ses réunions comme un roman sur le courant de la conscience. Ils ont commencé de nouveaux sujets sans terminer les anciens, ont discuté des points non pertinents ou ont débattu sans fin des solutions à des problèmes hors de leur contrôle. La plupart des gens étaient plus confus en sortant de la réunion qu’en y entrant.
Règles de conduite
Tout le monde connaissait les règles de base des réunions de Melissa : préparez-vous soigneusement. Écoute quand les autres parlent. Dites la vilaine vérité. Pas d’accord avec respect. Travaillez ensemble pour mettre en œuvre les décisions de l’équipe – pas d'”attaques de requins” après la réunion. Malheur à la personne qui a enfreint ses règles de réunion.
En écoutant la conversation autour d’elle, Silvia a entendu 3 personnes parler en même temps, expliquant pourquoi la Finance était autorisée à voyager alors que leur équipe ne l’était pas. Steve a qualifié l’idée de Barbara de stupide ; Michelle a dit à Steve de garder ses commentaires inutiles pour lui, et Tom a juste regardé son smartphone et les a laissés continuer. Cela ressemblait plus à une cour d’école qu’à une équipe de direction.
Procès-verbal et suivi
L’assistant de Melissa a publié un procès-verbal dans les 3 jours suivant la réunion, y compris les décisions et les actions. Chaque action avait une personne responsable et une date d’échéance.
Le compte rendu de Tom sortait généralement si longtemps après la réunion que tout le monde avait oublié la discussion. Pire encore, si des actions étaient capturées, elles n’avaient pas de propriétaires ni de dates d’échéance. Silvia était surprise qu’ils aient accompli quelque chose !
Étouffant un bâillement, pensa Silvia «Je n’ai jamais bâillé dans les réunions de Melissa. Je me sentais plein d’énergie, faisant partie d’une équipe, fier de nos réalisations et clair sur nos prochaines étapes. Si seulement Tom pouvait organiser une réunion comme celle-là…‘
Êtes-vous Melissa ou A Tom ?
Soyez honnête… quel genre de réunion organisez-vous ? Si vos réunions ressemblent à celles de Tom, essayez l’approche de Melissa et voyez la différence !
