L’hiver, bien que joyeux, peut être stressant. Ajoutez à ce stress la capacité de l’hiver à salir même les plans des travailleurs les plus déterminés pour produire du travail et exploiter une entreprise efficacement (que ce soit en raison du mauvais temps, des congés prévus, des voyages ou de la maladie), et faire de la préparation de l’entreprise pour cette période de l’année un élément central pour la planification stratégique de votre organisation semble justifiée.
La prise en compte de ces variables est de plus en plus importante, car les consommateurs exigent un service et une réactivité irréprochables de la part des entreprises auxquelles ils confient leur activité à tout moment de l’année, mais particulièrement pendant l’hiver et les jours fériés.
Les solutions de gestion de documents (DMS) sont parmi les moyens les plus simples et efficaces de donner à vos clients et clients ce dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin et dans un large éventail de circonstances autrement difficiles.
L’écart d’adoption
Bien qu’il existe un écart important entre la technologie disponible pour les entreprises et l’adoption efficace de ladite technologie, le fait de s’appuyer sur des solutions de gestion de documents pour combler cet écart offre aux utilisateurs l’interface simple nécessaire non seulement pour surmonter la peur de l’adoption de la technologie, mais aussi pour potentialiser l’utilisation de la technologie dans facilitant le retour sur investissement.
Cela est particulièrement vrai pendant les vacances et tout au long de l’année, et en particulier dans les industries centrées sur le client ou les petites entreprises marquées par ou construites sur la touche personnelle que facilitent les réunions en face-à-face et en personne : services financiers, agences d’assurance, petits cabinets comptables , etc.
Bien qu’opter pour des solutions de gestion de documents soit de bon augure pour les petites et moyennes entreprises et les services individuels au sein de grandes organisations tout au long de l’année, les avantages suivants font des solutions de gestion de documents d’excellents outils pour produire les résultats suivants pendant l’hiver et les vacances.
Mobilité collaborative
Alors que les familles se dispersent de plus en plus et que les supports facilitant les déplacements (baisse des tarifs aériens, etc.) se multiplient, il en va de même des exigences pour que les travailleurs restent connectés en toute sécurité sur de longues distances physiques pendant les vacances, et la gestion mobile des documents est l’un des moyens inexploités pour accomplir ce.
La gestion de documents mobile basée sur le cloud permet littéralement aux travailleurs de placer leur bureau en toute sécurité dans leurs poches, leur permettant d’être mobiles via des téléphones mobiles Android ou iOS.
De plus, lorsque ces travailleurs auront accès à une connexion Internet, ils pourront partager en toute sécurité des fichiers avec un cryptage de qualité bancaire et tenir leurs collègues informés de l’avancement du projet sans succomber aux innombrables problèmes de contenu non structuré inhérents aux e-mails, et cela est particulièrement vrai. pendant l’hiver.
De plus, la fonction de gestion des versions et d’enregistrement/extraction des solutions de gestion de documents atténue la possibilité que la distance physique entre les travailleurs entraîne l’écrasement ou la duplication inutile de la documentation, garantissant ainsi la mobilité et la collaboration sophistiquée.
Accessibilité
Bien que le simple accès au courrier électronique via le téléphone mobile constituait une « accessibilité » vers 2010, beaucoup de choses ont changé en 6 ans.
En 2016 et au-delà, l’accessibilité ne signifie pas seulement la capacité de recevoir les demandes des autres, cela signifie également que vous pouvez fournir aux demandeurs tout ce qu’ils peuvent demander à la baisse d’un chapeau, et ces demandes, aussi gênantes qu’elles puissent paraître pendant la vacances et saison d’hiver, peut être simplifié grâce à des solutions de gestion de documents mobiles :
Ces applications basées sur un abonnement ne stockent pas seulement toutes les informations de votre bureau dans un emplacement central, elles rendent également les fichiers remarquablement faciles à trouver grâce à une architecture de recherche basée sur les métadonnées, qui repose sur la récupération des fichiers en fonction de leurs titres et des métadonnées pertinentes, et non de l’endroit où ils se trouvent. stocké.
Sécurité
Bien que certains diraient que l’accessibilité à l’information via la technologie mobile compromet la sécurité, cela dépend beaucoup plus de la technologie au sein de l’appareil mobile que de l’appareil mobile lui-même.
Par exemple, les MPOP (points de présence multiples) et la redondance des données dans les solutions de gestion de documents augmentent la sécurité des informations malgré le placement des données à plusieurs endroits (à des fins de sauvegarde).
Et lorsqu’il s’agit de placer le même fichier à plusieurs endroits via un portail Web (une technologie de partage de fichiers cryptés), les clients peuvent recevoir les informations dont ils ont besoin pendant les vacances et la saison d’hiver non seulement en un clin d’œil, mais aussi en toute sécurité. .
Un portail de partage Web crypté crypte les données mobiles en transit et au repos avant de les envoyer vers un cloud privé virtuel (VPC) hautement sécurisé.
Le point fort de cette fonction de partage de fichiers est qu’elle vous permet de travailler de n’importe où dans le monde, ou simplement dans les confins de votre maison le jour d’une tempête hivernale, tout en envoyant des informations sensibles aux clients et aux clients sans souci.
Ces portails de partage Web renforcent également la reconnaissance de la marque d’une organisation pendant les vacances et l’hiver, lorsque les messages publicitaires et marketing sont à leur apogée et que la concurrence pour rester pertinent est féroce.
Par exemple, un portail de partage Web crypté permet à toute organisation de personnaliser son URL et de colorer la solution avec le design de l’entreprise. L’URL unique permet non seulement aux clients de reconnaître votre site Web, mais apporte également un plus grand nombre de clients à votre domaine, augmentant ainsi le classement de votre entreprise dans les moteurs de recherche et augmentant sa visibilité.
Essentiellement, mis à part les excellentes fonctionnalités de sécurité d’un portail de partage Web, les options de personnalisation et d’URL personnalisées d’un portail de partage Web crypté fonctionnent secondairement comme un marketing rentable.
Fonctionnalité
Souvent, les utilisateurs potentiels de solutions de gestion de documents sont préoccupés par la fonctionnalité des systèmes qu’ils recherchent. Cependant, avec les récentes mises à jour et optimisations, les applications mobiles basées sur le cloud pour les solutions de gestion de documents sont plus proches que jamais des fonctionnalités que l’on aurait sur un ordinateur personnel.
Ce message d’invité a été rédigé par Jesse Wood
Jesse est le PDG du fournisseur de logiciels de gestion de documents, eFileCabinet. Fondée en 2001, eFileCabinet, Inc. a commencé comme un outil de pointe pour stocker numériquement les enregistrements dans les cabinets comptables. Au fur et à mesure de sa popularité, eFileCabinet est devenu une solution de gestion de documents électroniques à part entière conçue pour aider les organisations à automatiser les processus redondants, à garantir la sécurité et à résoudre les problèmes de bureau courants.
