Pourquoi vous devriez envisager l’externalisation au sein de votre entreprise

Pourquoi vous devriez envisager l’externalisation au sein de votre entreprise

Chaque fois que le sujet de l’externalisation est abordé, un débat immédiat s’ensuit généralement: faut-il externaliser ou non? quels sont les avantages et les inconvénients? Quelles sont les choses que vous ne devriez même pas envisager d’externaliser?

La vérité est que le débat ne sera jamais réglé avec une seule réponse. Ce qui convient à une entreprise peut ne pas convenir à la vôtre. Cependant, avec l’augmentation du nombre de personnes talentueuses engagées dans l’économie des petits boulots et la montée d’une main-d’œuvre éloignée, l’externalisation de votre entreprise est rapidement devenue la norme plutôt que l’exception.

Par exemple, presque toutes les entreprises ont besoin de services informatiques d’un type ou d’un autre, mais l’externalisation de la gestion informatique présente plusieurs avantages distincts, notamment d’énormes économies financières, une sécurité accrue et la confidentialité du réseau. Surtout si votre entreprise est jeune et manque d’employés dotés des compétences requises, il vaut la peine de sous-traiter la gestion informatique plutôt que de se payer les frais d’embauche de plusieurs employés qualifiés. L’externalisation de choses comme la logistique offre un accès à une expertise et à une technologie qui seraient autrement difficiles à mettre en œuvre à un niveau raisonnable pour votre entreprise.

C’est le cas pour de nombreuses tâches. Vous n’aurez peut-être pas besoin d’un graphiste tout le temps, mais uniquement pour certains projets. La même chose peut être vraie pour la conception Web, le référencement, les campagnes de marketing, etc. Ce sont toutes des tâches qui peuvent être facilement externalisées. Mais qu’en est-il des fonctions plus essentielles comme les RH et la paie? Voici quelques conseils pour passer le bon appel dans la bonne situation.

Le coût du travail vs les avantages du contrôle

Alors faisons un peu de maths avant d’aller plus loin. Si vous êtes en affaires depuis un certain temps et que vous avez des employés, vous savez que le véritable coût de la main-d’œuvre n’est pas défini par un simple taux horaire. Les impôts, les avantages sociaux, l’assurance contre les accidents du travail et les avantages comme les abonnements à un gymnase ou d’autres éléments sont tous pris en compte dans le coût réel de l’embauche des employés.

S’ils travaillent également sur place plutôt qu’à distance, vous devez ajouter le coût d’un bureau, d’une chaise, de l’immobilier pour les héberger et de tous les avantages sur place que vous offrez, comme une garderie ou une cuisine pour les déjeuners et les pauses. Cet employé que vous avez embauché à 20 $ l’heure vous coûte beaucoup plus cher.

L’avantage de cette situation est que vous avez un contrôle direct sur vos employés. Vous pouvez dicter l’heure à laquelle ils viennent travailler, quand ils rentrent chez eux, ce qu’ils portent sur place, quand ils prennent des pauses et ce qu’ils font du temps qu’ils passent au bureau. Si l’employé souhaite travailler pour vous, il suivra vos directives.

Avantages et inconvénients de l’externalisation

En matière d’externalisation, les coûts sont plus simples. Soit vous payez des frais pour un service tel que les services de RH ou de paie, soit vous payez un taux horaire normal ou un taux contractuel à un pigiste. Dans tous les cas, les autres coûts de main-d’œuvre associés sont absorbés par la personne ou l’entreprise que vous engagez.

L’inconvénient est que vous perdez un certain contrôle. Selon les lois de l’État, il existe des définitions pour les entrepreneurs indépendants, et si vous enfreignez ces lois, vous devez payer la personne que vous avez embauchée en tant qu’employé. Si vous passez un contrat avec une entreprise, il y aura des conditions associées au contrat, et c’est la seule forme de contrôle que vous avez sur elles. Modifier les services qu’ils fournissent ou la manière dont ils le font implique de réviser le contrat.

Quand cela a du sens, cela dépend de vous. Bien sûr, l’externalisation de choses comme les services de conciergerie peut être une évidence, mais la paie ou la conception graphique peuvent être quelque chose sur lequel vous voulez un peu plus de contrôle.

Avantages et inconvénients de la communication

Un autre problème clé de l’externalisation est la communication. Les communications internes et les communications avec les clients sont toutes deux vitales, et il est essentiel de s’assurer que tout le monde est sur la même longueur d’onde. Cependant, lorsque vous sous-traitez des services, vous gérez les styles de communication d’une autre entreprise ou d’un autre individu. Voici quelques conseils:

  • Décrivez et convenez des politiques de communication dès le départ.
  • Isolez les entrepreneurs de la communication directe avec les clients, sauf si c’est absolument indispensable. Sinon, cela peut causer de gros problèmes pour les deux.
  • Organisez des réunions en personne ou par vidéo. Une grande partie de la communication est non verbale, et le simple fait de communiquer par SMS ou par e-mail peut entraîner de la confusion ou une mauvaise interprétation.
  • Réglez les problèmes tout de suite. Ne laissez pas les désaccords s’envenimer.
  • Écoutez plus que vous ne parlez. Il y a souvent beaucoup à apprendre de ceux à qui vous sous-traitez.

La différence avec un entrepreneur externalisé est que vous ne pouvez pas vous rendre à un bureau et poser une question, puisque l’individu n’est pas dans votre bureau – mais vous pouvez établir des politiques de communication qui fonctionnent pour vous deux.

N’oubliez pas que cela concerne ce que vous sous-traitez. Si un projet nécessite une communication bidirectionnelle constante, vous souhaiterez peut-être le conserver en interne au lieu de l’externaliser. Utilisez également des programmes de chat d’entreprise modernes tels que Slack pour communiquer en temps réel.

Un vivier de talents plus large vs une culture d’entreprise cohésive

Le dernier obstacle à l’externalisation est la préservation d’une culture d’entreprise cohérente. Même avec des travailleurs à distance, il est possible de maintenir la culture d’entreprise grâce aux processus de recrutement et aux politiques de l’entreprise.

Avec l’externalisation, les choses sont différentes. Si vous embauchez une entreprise pour qu’elle travaille pour vous, elle a probablement sa propre culture d’entreprise qui peut ou non correspondre à la vôtre. Ce n’est pas nécessairement un problème, sauf que vos employés peuvent obtenir un type de rétroaction et de ton de la part de votre entreprise externalisée et un autre de votre part. Cela peut entraîner de la confusion si vous ne faites pas attention à faire une distinction claire.

Les pigistes sont une autre histoire. Ils ont souvent une indépendance et une culture qu’ils apportent avec eux, et même s’ils sont des propriétaires uniques, ils ont leur propre «culture d’entreprise» façonnée par leur personnalité et la façon dont ils font des affaires.

L’avantage est que vous avez accès à des compétences, des talents et des technologies auxquels vous n’auriez peut-être pas accès autrement, mais l’inconvénient est que votre culture d’entreprise peut ne pas s’étendre aux entrepreneurs. Vous pouvez atténuer ce problème en sélectionnant ceux avec qui vous faites affaire pour leur philosophie et leur comportement professionnel, puis en essayant de vous assurer qu’ils correspondent autant que possible à la vôtre.

Externalisation: une excellente option

L’externalisation est une bonne idée pour plusieurs raisons. Non seulement cela vous fait gagner du temps et de l’argent et vous donne accès à des talents et à d’autres technologies et perspectives, mais cela vous permet de vous concentrer sur ce que vous faites le mieux: gérer votre entreprise. Lorsque vous décidez d’externaliser, déterminez ce qui fonctionnera pour vous et votre entreprise, et quelles tâches il vaut mieux laisser aux services internes.

Cet article d’invité a été rédigé par Brooke Faulkner

Brooke Faulkner est écrivain, maman et aventurière dans le nord-ouest du Pacifique. Elle passe ses journées à réfléchir à ce qui fait un bon leader. Et puis imaginer des façons d’enseigner ces vertus à ses fils, sans avoir de gémissements et de roulades d’yeux en réponse.