Pour toute entreprise qui fonctionne en équipes, il est important de comprendre comment planifier au mieux la rotation du personnel. Il est surprenant d’apprendre que de nombreuses entreprises et organisations utilisent encore des méthodes obsolètes de planification des quarts de travail, comme par exemple à l’aide d’une feuille de calcul Excel ou avec un stylo et du papier. Mais cela peut entraîner un certain nombre de défis, et lorsque ces défis se transforment en problèmes, cela peut être préjudiciable au fonctionnement de l’entreprise. Voici quelques-uns des problèmes les plus courants liés à la planification de la rotation du personnel et ce que vous pouvez faire pour les éviter.
Le personnel ne peut pas accéder à la rotation
L’un des principaux problèmes lors de la création d’une rotation pour le personnel est qu’il ne pourra pas accéder à la rotation sans entrer sur le lieu de travail. Selon la façon dont leurs équipes fonctionnent, cela peut être un réel inconvénient, par exemple, dans une situation où ils devraient se présenter un lundi matin pour voir s’ils sont censés travailler ce jour-là, et devoir ensuite rentrer chez eux si ils ne sont pas.
Cela peut signifier que le personnel, au lieu de lire la rotation, appellera simplement et demandera s’il doit être présent. Alternativement, il peut envoyer un SMS ou un e-mail à son responsable pour obtenir des informations. Dans tous les cas, cela peut signifier qu’un temps considérable est passé à parler ou à répondre aux messages envoyés par les employés. Cela vient avec le problème supplémentaire qu’il peut être difficile pour le personnel de suivre plusieurs messages contenant les détails de leur quart de travail, de sorte qu’ils peuvent finir par manquer un quart de travail parce qu’ils ne savaient pas qu’ils devaient être présents.
Cela va toujours être un problème lorsque vous utilisez des méthodes traditionnelles de rotation, telles qu’une feuille de calcul Excel sur l’ordinateur ou une rotation papier. Pour éviter le problème, il est important d’investir dans un logiciel de rotation du personnel. Beaucoup, comme le planificateur de quarts de Planday, peuvent fonctionner comme une application sur les téléphones ou les appareils de vos employés afin qu’ils puissent avoir accès à la rotation à tout moment. Assurez-vous de faire des recherches approfondies sur les options logicielles disponibles pour en choisir un qui possède les fonctionnalités pertinentes dont votre entreprise a besoin.
Le personnel veut échanger ses quarts de travail
Il est également très courant que les employés veuillent échanger leurs quarts de travail avec des collègues. En fait, dans de nombreux cas, le personnel le fera régulièrement sans en informer la direction. Mais cela peut être très problématique pour une entreprise. Premièrement, cela peut créer des problèmes si quelqu’un oublie de se présenter sur son quart de travail échangé ou si l’employé ne se sent pas bien. Essayer de trier l’administrateur peut alors être compliqué, car les gestionnaires ne savent même pas qui est censé être.
Il convient également de souligner que cela peut être un réel danger. Par exemple, il se peut que la rotation soit utilisée pour compter le personnel lors d’une évacuation en cas d’incendie. Si un employé est inscrit sur la liste ce jour-là, mais qu’il a effectivement changé de quart de travail, cela peut provoquer de la panique et de la confusion.
Il y a deux options pour y remédier. La première option consiste à mettre en place des règles imposant aux employés d’informer la direction de tout changement d’équipe afin qu’il puisse être entièrement documenté. Alternativement, vous pouvez utiliser un logiciel de planification qui permet au personnel d’échanger leurs quarts de travail. De cette façon, le logiciel suit réellement tout changement dans la rotation plutôt que la charge administrative incombant à la direction.
Le personnel ne peut pas être contacté avec des changements urgents
Il arrive parfois que la rotation doive être modifiée à court terme, par exemple si un employé est malade ou incapable de se rendre au travail. Dans ce cas, il sera nécessaire de faire venir quelqu’un d’autre pour le quart de travail. Il peut souvent être très utile d’avoir l’application de rotation du personnel disponible afin que les autres membres de l’équipe qui ne travaillent pas puissent voir qu’il y a la possibilité de travailler le quart s’ils sont disponibles.
Assurez-vous de choisir un logiciel de planification des rotations auquel le personnel peut se connecter à tout moment, afin qu’il puisse accepter ou refuser la possibilité de travailler pendant le quart de travail.
Le personnel demande des changements à leurs quarts de travail
Il est également frustrant que le personnel ne soit pas satisfait de sa rotation et veuille y apporter des modifications. Bien sûr, cela impose un énorme fardeau administratif à leur gestionnaire pour s’occuper de la réorganisation de leur quart de travail. En règle générale, il est beaucoup plus facile si le personnel peut se connecter au logiciel de rotation et demander ensuite d’apporter des modifications spécifiques plutôt que de laisser le responsable gérer le défi.