La crise du COVID-19 a poussé de nombreuses entreprises dans le monde du travail à distance. Alors que la première vague de réponse au virus a mis fin aux opérations commerciales à travers le monde, les entreprises physiques se sont retrouvées à se démener pour transférer leurs activités sur le cloud.
De nombreuses entreprises, y compris les restaurants, reprendront leur activité traditionnelle une fois la pandémie passée. Mais de nombreuses entreprises devraient sérieusement envisager de mettre en place des options permanentes de télémétrie pour leurs employés. De la vente au détail à l’informatique, du marketing au conseil, voici quelques réflexions sur les raisons et la manière dont vous devriez envisager de maintenir votre entreprise, ou du moins une partie de celle-ci, à fonctionner sur le cloud dans un avenir prévisible.
Les avantages d’une main-d’œuvre à distance permanente
Voici quelques-unes des raisons les plus convaincantes d’adopter le travail à distance au sein de votre entreprise:
La flexibilité
Le travail à distance permet à vos employés de travailler d’une manière flexible qui leur permet également d’effectuer un travail de qualité. Si quelqu’un travaille mieux tôt le matin ou aux petites heures de la nuit, il peut structurer son emploi du temps pour l’aider à atteindre son plus haut niveau d’excellence.
Responsabilisation
Le travail à distance repose sur la confiance et la décentralisation des responsabilités. En tant que tel, cela peut être une activité très stimulante qui peut aider votre équipe à se sentir responsable et investie dans le succès de votre entreprise.
Efficacité
Le travail à distance est extrêmement abordable. Il y a le manque évident de besoin d’espace de bureau, mais en plus de cela, de petites choses comme les fournitures de bureau peuvent être supprimées en passant à des alternatives telles que la documentation numérique et les signatures électroniques légalement appropriées.
Chemins de papier numériques
Si les réunions en face à face ont leurs avantages particuliers, les réunions numériques peuvent être utiles de manière unique. La possibilité de lire une visioconférence, d’enregistrer un appel téléphonique ou d’afficher un flux de texte vous permet de conserver naturellement des «traces de papier numérique» avec un minimum d’effort. Vous pouvez même adopter le concept plus pleinement en créant des tableaux d’idées virtuels pour stocker de manière proactive les bonnes idées pour que votre équipe puisse y accéder à distance.
Accès à un plus grand talent
Travailler à distance vous ouvre la porte à une plus grande acquisition de talents. Permettre aux employés de travailler en dehors du bureau est considéré comme un avantage important et peut rendre une offre d’emploi plus attrayante. De plus, vous pouvez accéder aux meilleurs talents du monde entier, quelle que soit leur volonté de déménager.
Comment effectuer correctement la transition vers une main-d’œuvre éloignée
Bien que les avantages du travail à distance soient considérables, cela ne change rien au fait que vous devez mettre en place un environnement de travail à distance de qualité si vous voulez qu’il fonctionne. Voici quelques conseils à garder à l’esprit si vous décidez d’aller «à plein temps» avec un bureau distant.
Organisation
Il est important de rester hyper-organisé si vous souhaitez qu’un bureau distant fonctionne correctement. Commencez par créer et ensuite maintenir des codes de conduite en ligne et des directives sur la façon dont votre équipe doit mener ses activités en ligne. Assurez-vous que tout le monde a accès aux vidéos de formation, aux documents pratiques et à tout ce dont ils pourraient avoir besoin pour assurer un flux de travail fluide et efficace.
De plus, prenez le temps d’établir une hiérarchie d’autorité en ligne claire. La nature naturellement décentralisée du travail à distance est excellente. Mais si l’autonomie est autorisée à sombrer dans l’anarchie, votre équipe deviendra très rapidement dysfonctionnelle. Mettez en place un scénario de leadership partagé avec des lignes claires indiquant qui doit rendre compte à qui et quels employés sont responsables de quelles tâches.
Créer de la continuité
Parallèlement à l’organisation, il est essentiel que vous définissiez quels logiciels devraient être universellement utilisés par vos employés. Si un travailleur utilise Zoom tandis qu’un autre préfère Google Hangouts et un troisième est un passionné de Skype, cela peut entraîner un mal de tête royal chaque fois que vous appelez une réunion virtuelle.
Choisissez le logiciel que votre entreprise utilisera officiellement. Demandez à votre personnel de le télécharger, de le configurer et d’apprendre à l’utiliser avant essayer de l’utiliser pendant une journée de travail normale.
Établir la communication
Il est absolument essentiel que des lignes de communication appropriées et fiables soient établies pour une équipe distante. Pour les gestionnaires et les dirigeants, en particulier, cela comprend les éléments suivants:
- Enregistrement régulier avec les employés (sans microgestion!).
- Soyez clair dans votre communication, quel que soit le support utilisé.
- Écouter activement les employés et poser des questions.
Gérer les attentes
Enfin, assurez-vous de rester axé sur les résultats lorsque vous gérez votre équipe distante. Lorsque vous ne pouvez pas superviser votre personnel en personne, il est important de mettre l’accent sur le produit final au-dessus du processus pour y arriver.
Ne vous inquiétez pas autant des heures travaillées, des distractions et d’autres problèmes de travail à distance la qualité des produits finis de vos collaborateurs. Si la qualité en souffre, portez-la à leur attention. Cependant, si les membres du personnel atteignent leurs quotas ou produisent d’excellents produits finis, résistez à la nécessité de creuser trop profondément dans les détails de leurs processus de travail personnels.
Améliorez toujours
Alors que vous passez à une entreprise à distance permanente, rappelez-vous que le monde numérique est en constante évolution. Cela nécessite une attitude d’amélioration perpétuelle pour un scénario de travail à distance. Tout, du logiciel aux processus distants, en passant par les lignes de communication et la structure de direction, peut changer régulièrement. Et ça va.
Si vous êtes prêt à vous adapter aux changements et à accepter le flux de travail en ligne, vous pouvez récolter les nombreux avantages d’avoir une main-d’œuvre à distance bien après que la situation du coronavirus se soit évanouie dans le rétroviseur.
Cet article d’invité a été rédigé par Dan Matthews
Dan Matthews est un écrivain diplômé en anglais de la Boise State University. Il possède une vaste expérience de la rédaction en ligne à l’intersection des affaires, des finances, du marketing et de la culture.
