D’ici 2020, un énorme 50 pour cent de la main-d’œuvre pourrait être éloigné. Être en mesure d’embaucher des travailleurs ayant des besoins d’horaire variables ou dans des lieux dispersés est formidable – cela élargit le bassin de talents parmi lesquels choisir et améliore la diversité. Grâce à une technologie comme le suivi des candidats, il est facile de découvrir les meilleurs employés de ce plus grand bassin.
Cependant, mettre tout le monde sur la même longueur d’onde, au sens figuré et littéralement, peut devenir un défi. Aujourd’hui, les entreprises de toutes tailles utilisent des outils de collaboration afin de se rassembler dans un même espace, de travailler efficacement sur des projets et d’ouvrir la voie à la création d’une entreprise de grande envergure. En voici quelques-unes qui vous aideront à améliorer la collaboration dans votre entreprise.
Couler
Flow est une application de gestion de projet qui n’a pas l’air aussi encombrée et complexe que d’autres que vous avez peut-être essayées. Il est facile à utiliser et de conception simpliste, ce qui est particulièrement idéal pour les marques axées sur le design qui n’ont pas besoin d’une esthétique pour gêner la leur. Vous pouvez planifier des projets, rédiger des listes et hiérarchiser les tâches, puis déléguer des responsabilités et consulter le journal des activités pour voir les progrès réalisés.
Les entreprises, petites et grandes, ont fait bon usage de cette plate-forme. Dribbble est un marché virtuel où vous pouvez vous rendre si vous avez besoin de trouver des professionnels de la création et des experts en conception. C’est une petite entreprise distante à 100%, mais qui dessert quotidiennement un demi-million d’utilisateurs. Dribbble utilise Flow depuis 2017 pour aider son équipe de 27 personnes à mieux communiquer et collaborer avec leur vaste réseau de designers, illustrateurs et photographes.
Le principal problème de Dribbble était de trouver un moyen pour les petites équipes de travailler simultanément sur des projets en cours et de suivre leurs nombreux changements. Ils utilisent Flow comme un moyen de toujours savoir ce qui se passe dans ces projets à tout moment, quelle que soit la taille ou le stade actuel du projet. Selon la directrice des produits de Dribbble, Sarah Kuehnle, «Flow était particulièrement intéressant pour moi parce qu’il était très flexible. Cela ne vous abonne pas à une façon particulière de travailler – vous n’avez pas besoin d’avoir la «saveur du mois agile» qui intéresse les gens en ce moment, et vous pouvez faire en sorte que Flow fonctionne comme vous travaillez. ” L’équipe de Dribbble est capable de travailler sur des projets dans le même espace virtuel malgré sa dispersion dans le monde.
Se blottir
Les grandes entreprises et entreprises, en particulier celles dans des domaines ayant des besoins de sécurité élevés (soins de santé, gouvernement et finances) devraient envisager Huddle. Les documents peuvent être attribués, affichés et modifiés. Ils sont également accessibles en ligne ou hors ligne. Plus important encore, il existe plusieurs contrôles pour l’authentification et l’accès.
California Almonds, leader de l’exportation d’amandes, utilise Huddle pour coordonner des campagnes de marketing mondiales. Comme ils commercialisent dans le monde entier, leur équipe est également dispersée dans le monde entier, avec du personnel partout, de la Californie à Shanghai. En outre, ils collaborent avec des agences de publicité et de marketing tierces à travers le monde. Avant que California Almonds ne commence à utiliser Huddle, l’équipe marketing avait du mal à accéder et à partager des fichiers. Les travailleurs à distance avaient du mal à accéder au système pour partager ou modifier des documents. Même lorsqu’ils pouvaient accéder au système, il n’était pas clair si un membre de l’équipe travaillait sur la version correcte et la plus récente d’un fichier.
Une petite équipe de California Almonds a d’abord testé Huddle et a adoré sa facilité d’utilisation, en particulier lorsqu’il s’agissait de partager et de commenter des fichiers. Selon Melissa Mautz, directrice associée des services marketing, «Nous utilisons désormais Huddle tous les jours de la semaine et cela fait partie de la structure même de notre fonctionnement. Il est utilisé pour gérer chaque projet marketing sur lequel nous travaillons, grand ou petit, interne ou externe. »
Troupeau
Flock est un outil de communication pour les équipes qui se connectent par e-mail, réunions et un assortiment d’autres applications. Les conversations, ainsi que les autres outils de productivité que tout le monde utilise, sont rassemblées en un seul endroit et organisées. Flock prend en charge à la fois la messagerie de groupe et la messagerie individuelle, et vous pouvez segmenter les discussions par service, projet ou intérêt. En plus de garder tout le monde en contact, vous pouvez également ajouter des fichiers et des liens, y compris des documents, des images, des vidéos et des liens Google Drive. L’une des fonctionnalités les plus remarquables de Flock est la possibilité de tenir un appel audio ou vidéo directement dans l’application.
Namecheap, un marché de noms de domaine, utilise Flock pour la collaboration. Leur siège social est en Arizona, mais des centaines de membres de l’équipe travaillent à distance. L’équipe avait besoin d’aide pour collaborer en temps réel, jongler avec différents fuseaux horaires et savoir qui travaillait sur quoi. Ils ont essayé d’utiliser une application de messagerie instantanée pour faciliter la communication, mais ce n’était pas assez robuste pour répondre à tous leurs besoins. Des concurrents comme Slack ont également résolu ce problème, dépassant les principales applications de messagerie comme iMessage et Facebook Messenger pour devenir l’outil de communication innovant de choix pour les entreprises du monde entier.
Avec Flock, l’équipe de Namecheap a réduit le temps nécessaire aux membres de l’équipe pour communiquer. Les statuts d’activité personnalisables permettent aux membres de l’équipe de partager ce sur quoi ils travaillent sans être interrompus. Namecheap tire parti des fonctionnalités de productivité intégrées de Flock, telles que la définition de rappels et le partage de tâches à faire. Ils sont capables de faire tout cela tout en insufflant la désinvolture et le plaisir qui sont devenus leur culture d’entreprise. Selon un ingénieur de Namecheap, «je peux envoyer des messages texte, passer des appels vidéo, partager des fichiers, ajouter et contrôler des tâches et créer des rappels. Je peux même envoyer des fichiers GIF en utilisant des mots clés, ce qui ajoute un peu de divertissement à la communication. “
Comment ajouter une application de collaboration à votre flux de travail
Lorsque vous démarrez pour la première fois avec une nouvelle application de collaboration ou de gestion de projet, il peut sembler technophile de transférer toutes vos informations vers le nouveau système. C’est une recette pour le désastre, cependant, et c’est un bon moyen de perdre des documents et des détails importants. Au lieu de cela, allez lentement, testez les eaux et soyez ouvert au processus:
- Organisez une session de formation pour les employés au lieu de supposer qu’ils le découvriront par eux-mêmes.
- Décrivez les directives et politiques de sécurité, en particulier si les employés vont utiliser le logiciel sur leur propre connexion Internet ou appareil.
- Fixez des limites quant au moment où les employés et les superviseurs sont disponibles via l’outil et quand on ne s’attend pas à ce qu’ils soient accessibles. Les outils de collaboration ont un aspect 24 heures sur 24, mais cela ne signifie pas que les employés doivent travailler 24 heures sur 24.
- Rassemblez des données sur l’efficacité du flux de travail, le délai d’exécution des projets et le nombre de tâches terminées. De nombreuses applications de collaboration rendent ces informations facilement accessibles et leur collecte peut informer non seulement vos procédures de flux de travail, mais également des présentations de données à des clients potentiels.
Le choix du bon outil de collaboration dépend du type d’accès que vous souhaitez que les employés aient, du travail à effectuer et des fonctionnalités spécifiques dont vous avez besoin pour améliorer le flux de travail. Étant donné que de nombreux outils offrent différents niveaux de service ainsi qu’un essai gratuit, jouez avec quelques-uns jusqu’à ce que vous trouviez celui qui convient à vos besoins spécifiques.
Cet article d’invité a été rédigé par Brooke Faulkner
Brooke Faulkner est une écrivaine, maman et aventurière dans le nord-ouest du Pacifique. Elle passe ses journées à réfléchir à ce qui fait un bon leader. Et puis imaginer des façons d’enseigner ces vertus à ses fils, sans avoir de gémissements et de roulades d’yeux en réponse.
