Travailler avec des clients peut parfois être stressant pour toutes les parties.
Comme les clients paient pour un service professionnel, ils s’attendent à voir un retour sur leur investissement et à profiter de l’expérience de l’agence, rien de moins peut nuire à la relation client et agence.
Lorsque vous travaillez au sein d’une agence, en particulier dans un rôle de service à la clientèle qui implique de travailler si étroitement avec le client, il existe un besoin intense de maintenir de bonnes relations. Pourtant, il est important de s’assurer que vous répondez également aux besoins de l’agence et de ne pas tomber dans le piège de trop servir les clients par exemple.
Cela vous pousse parfois entre répondre aux besoins de votre agence et offrir le meilleur à vos clients.
Poursuivez votre lecture pour en savoir plus sur trois problèmes courants de service client et sur les étapes à suivre pour les résoudre :
Erreurs commises sur les projets clients
Le rôle du service client est crucial lorsqu’il s’agit de relayer les besoins de votre client auprès de l’équipe projet et de s’assurer que ces besoins sont satisfaits.
Lorsque des erreurs se produisent, vous êtes responsable de communiquer tout incident au client. Pour éviter que cela ne se produise, soyez transparent avec l’ensemble de l’équipe. En relayant correctement toutes les informations, la responsabilité sera partagée au sein de l’équipe, ce qui permet de garantir que le travail est livré correctement et en temps opportun.
Certains clients peuvent être plus difficiles à traiter que d’autres et peuvent nécessiter beaucoup de temps et d’attention. Ils peuvent constamment vous appeler avec de nouvelles demandes et exigences.
Si tel est le cas, assurez-vous de noter tous les changements mentionnés, informez-les des membres de l’équipe concernés. Envisagez d’investir dans un logiciel de gestion de projet ou un logiciel de planification de projet, afin que toute modification apportée puisse être facilement visualisée par l’équipe de gestion de projet et le studio.
Données non disponibles pour les rendez-vous clients
Si vous êtes une agence avec de nombreux clients, vous pouvez être amené à les rencontrer régulièrement en face à face.
Mener fréquemment des affaires en dehors du bureau peut vous exposer à des dérapages étranges, tels que l’oubli de documents importants pour des réunions d’affaires.
Pour garantir que vous ne souffrez pas, le meilleur moyen de l’éviter est de vous assurer que toutes vos données sont disponibles à distance.
L’avoir disponible sur votre smartphone, tablette ou même une clé USB, peut vous éviter de perdre non seulement votre temps, mais aussi vos clients.
Dépenses excessives sur des projets clients
Si le projet de votre client est assez vaste, il est possible que vous détourniez votre attention des dépenses.
Les coûts peuvent vous peser lorsque vous vous y attendez le moins et peuvent vous laisser un gros dépassement si vous ne faites pas attention.
Un moyen simple de régler ce problème est d’utiliser un logiciel de calcul des coûts de travail pour suivre vos projets.
Ce logiciel vous permet de suivre avec précision les projets de vos clients. Le chef de projet et vous-même avez une vue complète et en direct de la situation du projet par rapport au budget et s’il est ou non sur la bonne voie. Si cela dérape, vous le découvrirez rapidement et pourrez y remédier avant que cela ne devienne un gros problème et, surtout, gérer les attentes des clients.
Votre profit devient plus évident car ce logiciel vous fournit des informations sur le temps que vous avez passé sur le projet de votre client.
Lorsque vous traitez avec des clients, assurez-vous toujours d’être attentif lorsque vous notez leurs idées et prenez des instructions. La communication avec vos collègues est cruciale pour les projets de toute taille, et sans elle, il y aura sûrement des problèmes tout au long de leur durée.