De nombreuses entreprises et employés ont été contraints d’adopter un modèle d’entreprise à distance en 2020. Pour ceux qui ont passé toute leur carrière à travailler dans un bureau, le changement peut être choquant. Ce quart de nuit laisse de nombreux dirigeants et membres de l’équipe se demander comment naviguer dans la nouvelle normalité.
Bien que les études montrent que les travailleurs à distance sont souvent plus productifs, trouver un bon flux de travail peut prendre du temps. Voici quelques moyens utiles pour améliorer la productivité de votre équipe distante.
Simplifiez le partage de fichiers et la communication
L’un des plus grands défis lors du passage à un environnement de travail à distance est de s’assurer que chacun a accès aux informations et à la documentation dont il a besoin. Lorsque vous êtes dans un bureau partagé, il est simple de laisser un fichier sur le bureau de quelqu’un ou d’imprimer une nouvelle copie à partir d’un e-mail. Lorsque tout le monde travaille dans ses propres locaux, parfois éloignés les uns des autres, cela ajoute de la complexité.
L’utilisation de programmes de messagerie basés sur le cloud, tels que Slack, peut aider à améliorer les communications dans un environnement distant. Simplifiez le partage de fichiers en vous assurant que tout le monde a accès au stockage cloud partagé. Mettez en œuvre des services de télécopie en ligne pour capturer des signatures numériques et envoyer des contrats importants. Heureusement, il existe de nombreux outils conçus pour les environnements de travail en ligne et flexibles – il vous suffit de trouver les bons pour répondre à vos besoins spécifiques.
Définir les heures d’ouverture et les limites
Fixer des limites et gérer les attentes est également un défi lorsque l’on travaille à distance. Il est important d’encourager tout le monde à respecter les heures normales de bureau ou à utiliser correctement les horaires flexibles, pour s’assurer qu’ils ont le temps de prendre soin d’eux-mêmes. Envisagez de désactiver le système de messagerie professionnel le soir et le week-end, afin que personne ne soit entraîné dans des tâches pendant ses temps d’arrêt.
Définissez des politiques claires sur les attentes concernant les temps de réponse et les temps d’arrêt. Permettre des horaires de travail flexibles peut aider les employés à rester engagés et à trouver un équilibre dans la nouvelle normalité. Cependant, la communication est essentielle pour que cette approche fonctionne avec une équipe.
Utiliser les audits horaires et les bloqueurs d’applications
Beaucoup de gens ne savent pas combien de temps ils perdent à faire défiler ou à se laisser distraire par d’autres tâches lorsqu’ils travaillent à domicile. Encouragez tout le monde à effectuer un audit du temps pour mieux comprendre où se cachent leurs trous noirs de productivité. L’utilisation d’un outil de productivité d’équipe partagé qui utilise le suivi du temps et l’inactivité des notes peut également aider à définir le bon environnement.
Pensez à ajouter un élément amusant avec des applications de blocage d’applications qui encouragent tout le monde à avoir des temps de travail et des pauses dédiés. L’application Forest bloque les applications d’arrière-plan pendant la croissance d’un arbre, menaçant la mort de la pousse si vous sortez avant la fin du chronomètre. Cette application a une fonction d’équipe qui exige que tout le monde soit à bord, ajoutant une approche amusante et pratique de la productivité.
Lorsque vous utilisez des audits de temps et des bloqueurs d’applications, assurez-vous de communiquer et d’être transparent avec les employés. Cette méthode ne devrait pas être un exercice de surveillance de type Big Brother; l’objectif est d’obtenir l’adhésion de tous les membres de l’équipe.
Planifier des enregistrements réguliers
Rester en contact est essentiel lorsque vous travaillez avec une équipe distante. Bien qu’il n’y ait pas besoin d’une longue réunion quotidienne, il peut être avantageux que tout le monde s’enregistre chaque jour. Pensez à ajouter une chaîne Slack dans laquelle les gens publient ce qu’ils prévoient d’accomplir le matin et mettez à jour comment cela s’est passé le soir. Mettez en œuvre un outil de gestion de projet basé sur le cloud pour que tout le monde reste sur la même longueur d’onde.
Cela peut également aider à planifier des check-ins individuels avec les membres de l’équipe pour discuter des défis qu’ils rencontrent. Travailler à distance peut être isolant, mais des vérifications individuelles peuvent vous aider à mieux comprendre le moral et le bien-être des employés.
Définir des priorités et des actions claires
Enfin, une communication claire est la base d’une équipe distante productive. Chaque réunion devrait avoir une liste de priorités et se terminer par un résumé des mesures à prendre avec des noms et des dates assignés. Assurez-vous que tout le monde sait ce qui est en haut de la liste et où l’accent devrait être mis.
Avec ces conseils, vous pouvez garder votre équipe distante productive et engagée.
