Pourquoi vous avez besoin de solutions de gestion de documents basées sur le cloud

Pourquoi vous avez besoin de solutions de gestion de documents basées sur le cloud

L’hiver, bien que joyeux, peut ĂŞtre stressant. Ajoutez Ă  ce stress la capacitĂ© de l’hiver Ă  salir mĂŞme les plans des travailleurs les plus dĂ©terminĂ©s pour produire du travail et exploiter une entreprise efficacement (que ce soit en raison du mauvais temps, des congĂ©s prĂ©vus, des voyages ou de la maladie), et faire de la prĂ©paration de l’entreprise pour cette pĂ©riode de l’annĂ©e un Ă©lĂ©ment central pour la planification stratĂ©gique de votre organisation semble justifiĂ©e.

La prise en compte de ces variables est de plus en plus importante, car les consommateurs exigent un service et une rĂ©activitĂ© irrĂ©prochables de la part des entreprises auxquelles ils confient leur activitĂ© Ă  tout moment de l’annĂ©e, mais particulièrement pendant l’hiver et les jours fĂ©riĂ©s.

Les solutions de gestion de documents (DMS) sont parmi les moyens les plus simples et efficaces de donner Ă  vos clients et clients ce dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin et dans un large Ă©ventail de circonstances autrement difficiles.

L’Ă©cart d’adoption

Bien qu’il existe un Ă©cart important entre la technologie disponible pour les entreprises et l’adoption efficace de ladite technologie, le fait de s’appuyer sur des solutions de gestion de documents pour combler cet Ă©cart offre aux utilisateurs l’interface simple nĂ©cessaire non seulement pour surmonter la peur de l’adoption de la technologie, mais aussi pour potentialiser l’utilisation de la technologie dans facilitant le retour sur investissement.

Cela est particulièrement vrai pendant les vacances et tout au long de l’annĂ©e, et en particulier dans les industries centrĂ©es sur le client ou les petites entreprises marquĂ©es par ou construites sur la touche personnelle que facilitent les rĂ©unions en face-Ă -face et en personne : services financiers, agences d’assurance, petits cabinets comptables , etc.

Bien qu’opter pour des solutions de gestion de documents soit de bon augure pour les petites et moyennes entreprises et les services individuels au sein de grandes organisations tout au long de l’annĂ©e, les avantages suivants font des solutions de gestion de documents d’excellents outils pour produire les rĂ©sultats suivants pendant l’hiver et les vacances.

Mobilité collaborative

Alors que les familles se dispersent de plus en plus et que les supports facilitant les dĂ©placements (baisse des tarifs aĂ©riens, etc.) se multiplient, il en va de mĂŞme des exigences pour que les travailleurs restent connectĂ©s en toute sĂ©curitĂ© sur de longues distances physiques pendant les vacances, et la gestion mobile des documents est l’un des moyens inexploitĂ©s pour accomplir ce.

La gestion de documents mobile basĂ©e sur le cloud permet littĂ©ralement aux travailleurs de placer leur bureau en toute sĂ©curitĂ© dans leurs poches, leur permettant d’ĂŞtre mobiles via des tĂ©lĂ©phones mobiles Android ou iOS.

De plus, lorsque ces travailleurs auront accès Ă  une connexion Internet, ils pourront partager en toute sĂ©curitĂ© des fichiers avec un cryptage de qualitĂ© bancaire et tenir leurs collègues informĂ©s de l’avancement du projet sans succomber aux innombrables problèmes de contenu non structurĂ© inhĂ©rents aux e-mails, et cela est particulièrement vrai. pendant l’hiver.

De plus, la fonction de gestion des versions et d’enregistrement/extraction des solutions de gestion de documents attĂ©nue la possibilitĂ© que la distance physique entre les travailleurs entraĂ®ne l’Ă©crasement ou la duplication inutile de la documentation, garantissant ainsi la mobilitĂ© et la collaboration sophistiquĂ©e.

Accessibilité

Bien que le simple accès au courrier électronique via le téléphone mobile constituait une « accessibilité » vers 2010, beaucoup de choses ont changé en 6 ans.

En 2016 et au-delĂ , l’accessibilitĂ© ne signifie pas seulement la capacitĂ© de recevoir les demandes des autres, cela signifie Ă©galement que vous pouvez fournir aux demandeurs tout ce qu’ils peuvent demander Ă  la baisse d’un chapeau, et ces demandes, aussi gĂŞnantes qu’elles puissent paraĂ®tre pendant la vacances et saison d’hiver, peut ĂŞtre simplifiĂ© grâce Ă  des solutions de gestion de documents mobiles :

Ces applications basĂ©es sur un abonnement ne stockent pas seulement toutes les informations de votre bureau dans un emplacement central, elles rendent Ă©galement les fichiers remarquablement faciles Ă  trouver grâce Ă  une architecture de recherche basĂ©e sur les mĂ©tadonnĂ©es, qui repose sur la rĂ©cupĂ©ration des fichiers en fonction de leurs titres et des mĂ©tadonnĂ©es pertinentes, et non de l’endroit oĂą ils se trouvent. stockĂ©.

Sécurité

Bien que certains diraient que l’accessibilitĂ© Ă  l’information via la technologie mobile compromet la sĂ©curitĂ©, cela dĂ©pend beaucoup plus de la technologie au sein de l’appareil mobile que de l’appareil mobile lui-mĂŞme.

Par exemple, les MPOP (points de présence multiples) et la redondance des données dans les solutions de gestion de documents augmentent la sécurité des informations malgré le placement des données à plusieurs endroits (à des fins de sauvegarde).

Et lorsqu’il s’agit de placer le mĂŞme fichier Ă  plusieurs endroits via un portail Web (une technologie de partage de fichiers cryptĂ©s), les clients peuvent recevoir les informations dont ils ont besoin pendant les vacances et la saison d’hiver non seulement en un clin d’Ĺ“il, mais aussi en toute sĂ©curitĂ©. .

Un portail de partage Web crypté crypte les données mobiles en transit et au repos avant de les envoyer vers un cloud privé virtuel (VPC) hautement sécurisé.

Le point fort de cette fonction de partage de fichiers est qu’elle vous permet de travailler de n’importe oĂą dans le monde, ou simplement dans les confins de votre maison le jour d’une tempĂŞte hivernale, tout en envoyant des informations sensibles aux clients et aux clients sans souci.

Ces portails de partage Web renforcent Ă©galement la reconnaissance de la marque d’une organisation pendant les vacances et l’hiver, lorsque les messages publicitaires et marketing sont Ă  leur apogĂ©e et que la concurrence pour rester pertinent est fĂ©roce.

Par exemple, un portail de partage Web cryptĂ© permet Ă  toute organisation de personnaliser son URL et de colorer la solution avec le design de l’entreprise. L’URL unique permet non seulement aux clients de reconnaĂ®tre votre site Web, mais apporte Ă©galement un plus grand nombre de clients Ă  votre domaine, augmentant ainsi le classement de votre entreprise dans les moteurs de recherche et augmentant sa visibilitĂ©.

Essentiellement, mis Ă  part les excellentes fonctionnalitĂ©s de sĂ©curitĂ© d’un portail de partage Web, les options de personnalisation et d’URL personnalisĂ©es d’un portail de partage Web cryptĂ© fonctionnent secondairement comme un marketing rentable.

Fonctionnalité

Souvent, les utilisateurs potentiels de solutions de gestion de documents sont prĂ©occupĂ©s par la fonctionnalitĂ© des systèmes qu’ils recherchent. Cependant, avec les rĂ©centes mises Ă  jour et optimisations, les applications mobiles basĂ©es sur le cloud pour les solutions de gestion de documents sont plus proches que jamais des fonctionnalitĂ©s que l’on aurait sur un ordinateur personnel.

Ce message d’invitĂ© a Ă©tĂ© rĂ©digĂ© par Jesse Wood

Jesse est le PDG du fournisseur de logiciels de gestion de documents, eFileCabinet. Fondée en 2001, eFileCabinet, Inc. a commencé comme un outil de pointe pour stocker numériquement les enregistrements dans les cabinets comptables. Au fur et à mesure de sa popularité, eFileCabinet est devenu une solution de gestion de documents électroniques à part entière conçue pour aider les organisations à automatiser les processus redondants, à garantir la sécurité et à résoudre les problèmes de bureau courants.