Pourquoi vous avez besoin de solutions de gestion de documents basées sur le cloud

Pourquoi vous avez besoin de solutions de gestion de documents basées sur le cloud

L’hiver, bien que joyeux, peut √™tre stressant. Ajoutez √† ce stress la capacit√© de l’hiver √† salir m√™me les plans des travailleurs les plus d√©termin√©s pour produire du travail et exploiter une entreprise efficacement (que ce soit en raison du mauvais temps, des cong√©s pr√©vus, des voyages ou de la maladie), et faire de la pr√©paration de l’entreprise pour cette p√©riode de l’ann√©e un √©l√©ment central pour la planification strat√©gique de votre organisation semble justifi√©e.

La prise en compte de ces variables est de plus en plus importante, car les consommateurs exigent un service et une r√©activit√© irr√©prochables de la part des entreprises auxquelles ils confient leur activit√© √† tout moment de l’ann√©e, mais particuli√®rement pendant l’hiver et les jours f√©ri√©s.

Les solutions de gestion de documents (DMS) sont parmi les moyens les plus simples et efficaces de donner à vos clients et clients ce dont ils ont besoin, quand ils en ont besoin et dans un large éventail de circonstances autrement difficiles.

L’√©cart d’adoption

Bien qu’il existe un √©cart important entre la technologie disponible pour les entreprises et l’adoption efficace de ladite technologie, le fait de s’appuyer sur des solutions de gestion de documents pour combler cet √©cart offre aux utilisateurs l’interface simple n√©cessaire non seulement pour surmonter la peur de l’adoption de la technologie, mais aussi pour potentialiser l’utilisation de la technologie dans facilitant le retour sur investissement.

Cela est particuli√®rement vrai pendant les vacances et tout au long de l’ann√©e, et en particulier dans les industries centr√©es sur le client ou les petites entreprises marqu√©es par ou construites sur la touche personnelle que facilitent les r√©unions en face-√†-face et en personne : services financiers, agences d’assurance, petits cabinets comptables , etc.

Bien qu’opter pour des solutions de gestion de documents soit de bon augure pour les petites et moyennes entreprises et les services individuels au sein de grandes organisations tout au long de l’ann√©e, les avantages suivants font des solutions de gestion de documents d’excellents outils pour produire les r√©sultats suivants pendant l’hiver et les vacances.

Mobilité collaborative

Alors que les familles se dispersent de plus en plus et que les supports facilitant les d√©placements (baisse des tarifs a√©riens, etc.) se multiplient, il en va de m√™me des exigences pour que les travailleurs restent connect√©s en toute s√©curit√© sur de longues distances physiques pendant les vacances, et la gestion mobile des documents est l’un des moyens inexploit√©s pour accomplir ce.

La gestion de documents mobile bas√©e sur le cloud permet litt√©ralement aux travailleurs de placer leur bureau en toute s√©curit√© dans leurs poches, leur permettant d’√™tre mobiles via des t√©l√©phones mobiles Android ou iOS.

De plus, lorsque ces travailleurs auront acc√®s √† une connexion Internet, ils pourront partager en toute s√©curit√© des fichiers avec un cryptage de qualit√© bancaire et tenir leurs coll√®gues inform√©s de l’avancement du projet sans succomber aux innombrables probl√®mes de contenu non structur√© inh√©rents aux e-mails, et cela est particuli√®rement vrai. pendant l’hiver.

De plus, la fonction de gestion des versions et d’enregistrement/extraction des solutions de gestion de documents att√©nue la possibilit√© que la distance physique entre les travailleurs entra√ģne l’√©crasement ou la duplication inutile de la documentation, garantissant ainsi la mobilit√© et la collaboration sophistiqu√©e.

Accessibilité

Bien que le simple acc√®s au courrier √©lectronique via le t√©l√©phone mobile constituait une ¬ę¬†accessibilit√©¬†¬Ľ vers 2010, beaucoup de choses ont chang√© en 6 ans.

En 2016 et au-del√†, l’accessibilit√© ne signifie pas seulement la capacit√© de recevoir les demandes des autres, cela signifie √©galement que vous pouvez fournir aux demandeurs tout ce qu’ils peuvent demander √† la baisse d’un chapeau, et ces demandes, aussi g√™nantes qu’elles puissent para√ģtre pendant la vacances et saison d’hiver, peut √™tre simplifi√© gr√Ęce √† des solutions de gestion de documents mobiles :

Ces applications bas√©es sur un abonnement ne stockent pas seulement toutes les informations de votre bureau dans un emplacement central, elles rendent √©galement les fichiers remarquablement faciles √† trouver gr√Ęce √† une architecture de recherche bas√©e sur les m√©tadonn√©es, qui repose sur la r√©cup√©ration des fichiers en fonction de leurs titres et des m√©tadonn√©es pertinentes, et non de l’endroit o√Ļ ils se trouvent. stock√©.

Sécurité

Bien que certains diraient que l’accessibilit√© √† l’information via la technologie mobile compromet la s√©curit√©, cela d√©pend beaucoup plus de la technologie au sein de l’appareil mobile que de l’appareil mobile lui-m√™me.

Par exemple, les MPOP (points de présence multiples) et la redondance des données dans les solutions de gestion de documents augmentent la sécurité des informations malgré le placement des données à plusieurs endroits (à des fins de sauvegarde).

Et lorsqu’il s’agit de placer le m√™me fichier √† plusieurs endroits via un portail Web (une technologie de partage de fichiers crypt√©s), les clients peuvent recevoir les informations dont ils ont besoin pendant les vacances et la saison d’hiver non seulement en un clin d’Ňďil, mais aussi en toute s√©curit√©. .

Un portail de partage Web crypté crypte les données mobiles en transit et au repos avant de les envoyer vers un cloud privé virtuel (VPC) hautement sécurisé.

Le point fort de cette fonction de partage de fichiers est qu’elle vous permet de travailler de n’importe o√Ļ dans le monde, ou simplement dans les confins de votre maison le jour d’une temp√™te hivernale, tout en envoyant des informations sensibles aux clients et aux clients sans souci.

Ces portails de partage Web renforcent √©galement la reconnaissance de la marque d’une organisation pendant les vacances et l’hiver, lorsque les messages publicitaires et marketing sont √† leur apog√©e et que la concurrence pour rester pertinent est f√©roce.

Par exemple, un portail de partage Web crypt√© permet √† toute organisation de personnaliser son URL et de colorer la solution avec le design de l’entreprise. L’URL unique permet non seulement aux clients de reconna√ģtre votre site Web, mais apporte √©galement un plus grand nombre de clients √† votre domaine, augmentant ainsi le classement de votre entreprise dans les moteurs de recherche et augmentant sa visibilit√©.

Essentiellement, mis √† part les excellentes fonctionnalit√©s de s√©curit√© d’un portail de partage Web, les options de personnalisation et d’URL personnalis√©es d’un portail de partage Web crypt√© fonctionnent secondairement comme un marketing rentable.

Fonctionnalité

Souvent, les utilisateurs potentiels de solutions de gestion de documents sont pr√©occup√©s par la fonctionnalit√© des syst√®mes qu’ils recherchent. Cependant, avec les r√©centes mises √† jour et optimisations, les applications mobiles bas√©es sur le cloud pour les solutions de gestion de documents sont plus proches que jamais des fonctionnalit√©s que l’on aurait sur un ordinateur personnel.

Ce message d’invit√© a √©t√© r√©dig√© par Jesse Wood

Jesse est le PDG du fournisseur de logiciels de gestion de documents, eFileCabinet. Fondée en 2001, eFileCabinet, Inc. a commencé comme un outil de pointe pour stocker numériquement les enregistrements dans les cabinets comptables. Au fur et à mesure de sa popularité, eFileCabinet est devenu une solution de gestion de documents électroniques à part entière conçue pour aider les organisations à automatiser les processus redondants, à garantir la sécurité et à résoudre les problèmes de bureau courants.