Il semble qu’il existe un type de logiciel pour tout ce qui concerne les affaires de nos jours. Mais est-ce nécessairement une mauvaise chose? Pas si cela vous facilite la vie! Les logiciels, les programmes informatiques et les outils en ligne peuvent vous aider à gagner du temps (et de l’argent) sur le travail administratif qui gaspille une grande partie de votre journée de travail et épuise de précieuses ressources humaines qui pourraient autrement être consacrées à des projets plus importants.
Peu importe le domaine dans lequel vous vous trouvez ou ce que fait votre entreprise, il y a un dénominateur commun qui est un problème pour tout le monde: la planification. Cela prend du temps, provoque des maux de tête et peut rapidement devenir un cauchemar logistique pour toutes les personnes impliquées. En fait, les gens en avaient tellement marre de la planification qu’ils ont créé un logiciel pour le rendre plus rapide et plus facile que jamais. Vous n’êtes pas convaincu que votre entreprise en a besoin? Voici quelques avantages du logiciel de planification qui pourraient vous faire changer d’avis.
1. La technologie basée sur le cloud signifie (pratiquement) une accessibilité illimitée
L’introduction d’un logiciel de planification dans votre entreprise signifie que grâce à la technologie basée sur le cloud, les employés pourront accéder au calendrier de l’entreprise à partir de n’importe quel appareil connecté à Internet. Envoyez des notifications lorsqu’un nouvel horaire est publié et assurez-vous que vos collaborateurs disposent toujours de la copie la plus récente de l’horaire. Ne vous inquiétez pas, vous pouvez toujours modifier les horaires une fois qu’ils sont publiés et envoyer de nouvelles notifications pour alerter les employés d’un changement d’horaire.
Le choix d’un logiciel de planification fourni avec une application mobile fera passer l’accessibilité et la commodité au niveau supérieur. Image gracieuseté de Pexels.
2. C’est juste plus efficace
Vous vous souvenez quand nous avons dit que la planification pouvait être un cauchemar logistique? Eh bien, il n’y a aucun moyen de ne pas avoir à établir un calendrier régulier, mais un logiciel de planification peut rationaliser le processus afin qu’il soit moins pénible. Avec des fonctionnalités telles que le codage couleur, la fonctionnalité glisser-déposer et, bien sûr, le copier-coller, la planification est plus intuitive, organisée et tout simplement plus efficace.
3. Emplacement et spécificité du poste
Les employés qui partagent leur temps entre deux emplacements ou plus peuvent avoir du mal à savoir où ils sont censés se rendre pour leur prochain quart de travail. De même, vous risquez de ne pas savoir qui est programmé, où et à quelle heure. Le logiciel de planification est en grande partie personnalisable, ce qui signifie qu’il est facile de créer et d’attribuer des emplacements et des sites d’emploi à chaque employé. De plus, vous pouvez également spécifier des emplois et des projets afin que les employés sachent exactement ce qu’ils sont censés faire tout au long de chaque quart de travail.
Si votre entreprise a plus d’un emplacement, vous savez qu’éviter les erreurs dans le calendrier n’est pas aussi facile que cela puisse paraître. Image gracieuseté de Pexels.
4. Réduisez les erreurs entourant les congés
Avec le logiciel de planification, non seulement vos employés pourront accéder à l’horaire à distance, mais ils pourront également envoyer des demandes de congé en dehors du bureau. Une fois que vous avez approuvé la demande, elle sera stockée dans le logiciel et vous empêchera de planifier cet employé pendant cette période. Cela signifie qu’il y aura moins de confusion pour vous lorsque vous établissez l’horaire et réduira également les chances qu’un employé soit programmé pour un quart pendant ses vacances.
5. Économisez de l’argent
La planification peut prendre beaucoup de temps – et en entreprise, nous savons tous que le temps équivaut à de l’argent, ce qui signifie que le logiciel de planification peut vous aider à économiser dans les deux domaines. Nous avons déjà dit que l’utilisation d’un logiciel pour créer votre emploi du temps est plus efficace, mais comment cela peut-il vous aider à économiser? Pour commencer, l’enregistrement et la synchronisation automatiques peuvent aider à éviter le désastre qui accompagne la perte de connexion et l’effacement ou la suppression accidentels. De plus, le logiciel de planification a une meilleure précision qu’un humain qui fait les horaires à la main, ce qui signifie également des erreurs moins coûteuses, en particulier lorsqu’il est temps de traiter votre paie.
Chaque centime compte pour rendre votre entreprise plus prospère, donc réduire le gaspillage de ressources peut faire une grande différence. Image gracieuseté de Pixabay.
Pourquoi s’arrêter à la planification?
Maintenant que nous avons expliqué comment les logiciels de planification peuvent améliorer votre entreprise, une question demeure: pourquoi s’arrêter là? Voici quelques autres outils RH et opérationnels dont votre entreprise pourrait bénéficier:
- Logiciel d’horloge – Celui-ci va de pair avec un logiciel de planification et son concept est assez similaire. Au lieu d’avoir des feuilles de temps et des feuilles de temps physiques, vous utiliseriez une plate-forme Web pour suivre le temps de vos employés sur l’horloge. Heureusement, la plupart des fournisseurs de logiciels de planification offrent ce service et vice versa.
- Système de gestion des ressources humaines (SGRH) – L’introduction d’un logiciel pour stocker les enregistrements et les données de l’entreprise gardera vos archives organisées, votre service des ressources humaines fonctionnant correctement et vos informations sécurisées.
- Outils d’engagement des employés – De la reconnaissance et des récompenses aux commentaires anonymes et aux sondages à l’échelle de l’entreprise, la technologie est certainement votre amie pour garder les employés engagés et satisfaits de leur travail. Ces outils se présentent sous de nombreuses formes, notamment des applications et des plates-formes interactives.
Un sens de la tradition peut être un atout dans les affaires, mais seulement dans une certaine mesure. Ne soyez pas tellement pris dans la manière «à l’ancienne» de faire les choses que vous ne voulez pas évoluer avec le temps, surtout si cela signifie simplifier le travail monotone et créer un lieu de travail plus pratique pour vous et vos collègues.
Si accélérer votre processus de planification rend les choses un peu plus faciles, pourquoi ne pas le faire? Trouvez un plan qui convient à votre budget et voyez combien vous économisez à long terme.
